CAFM systémy
1. Proč využívat CAFM systém?
CAFM systémy (Computer-aided facility management) umožňují správcům majetku (facility manažerům) monitorovat provozní požadavky stavby(např. spotřebu energie, osvětlení, zabezpečení atd.), spravovat využití prostor, sledovat umístění aktiv/zařízení a provádět další související funkce během fáze provozování daného zařízení/stavby.
Stejně jako jakýkoliv infomační systém i CAFM systémy pracují s daty, ze kterých generujeme informace nebo je používáme k řízení nebo automatizaci vybraných činností, úkonů a aktivit. Základními kameny pro uvedené výstupy jsou 3 oblasti, které jsou vzájemně propojeny a společně tvoří základní koncept CAFM systémů.
2. Jak vybrat správný CAFM systém
Na počátku celého procesu je třeba zmapovat, jak je prováděna správa nemovitostí a kterým směrech je žádoucí posunout.
Je třeba prověřit jaké jsou stávající datové zdroje (pasport ERP, HR systém atd.) a následně vybrat vhodnou cestu k pořízení CAFM systému.
Před výběrem správného CAFM systému je třeba stanovit k jakým činnostem a v jakých oblastech bude CAFM systém využíván.
Je dobré si popsat jaké je stávající procesní nastavení, a tedy jestli je vyhovující a jde o to ho spíše zachovat nebo raději procesní řešení změnit a vylepšit.
Je důležité, aby ve firmě byla určena osoba, která zaštítí výběr CAFM systému.
3. Oblasti využití CAFM systémů
Níže jsou orientačně vyjmenovány oblasti, ve kterých je možno využít CAFM systémy. Většina systému je k dispozici ve formě „stavebnic“, takže si klient může vybrat jen ty části, které využije.
4. Implementace CAFM systému
Základem úspěšného výběru a implementace CAFM systému je základní analýza provádění FM u klienta. Výchozím bodem je popis stávajícího stavu zajištění a evidence jednotlivých FM procesů. Součástí analýzy by mělo být vyjasnění si s klientem jaké jsou jeho představy a cíle v této oblasti. Což znamená, jaké oblasti/procesy chce novým systémem zajistit. Jak bude chtít jednotlivé FM oblasti zajišťovat – Vlastními silami (pracovníky) nebo pomocí externí společnosti (outsourcing).
Důležitým vstupním parametrem analýzy je také stávající datová základna a popis stávajícího SW jak z pohledu budoucí využitelnosti, tak z pohledu integrace jednotlivých SW na nový systém.
Zpracoval: Martin Stibor, Lenka Černošková, Zdeněk Švanda a Jan Talášek
Poradenství
Tento dokument byl vypracován sekcí konzultantů IFMA Czech Republic a slouží zájemcům o využívání CAFM systémů k základnímu seznámeni s touto problematikou.
Pro získání detailnějších informací je možno oslovit některého z konzultantů IFMA. Kontakty na konzultanty naleznete na webových stránkách organizace IFMA v sekci „Poradenství“.
