CAFM systémy

Přehled typů CAFM systémů

Jak si vybrat správný CAFM systém

Na počátku celého procesu je třeba zmapovat, jak provádím a jak chci dále provádět FM. Jaké mám stávající datové zdroje (pasport ERP, HR systém atd.) a následně vybrat vhodnou cestu (FM a CAFM externě, implementace v rámci EFM, koupě modulů, atd.)

Před výběrem správného CAFM systému je třeba stanovit k jakým činnostem a v jakých oblastech bude CAFM systém využíván. Je dobré si popsat jaké je stávající procesní nastavení FM, a tedy jestli je vyhovující a chci ho spíše zachovat nebo raději procesní řešení změnit a vylepšit.

Je důležité, aby ve firmě byla minimálně jedna osoba, která zaštítí výběr CAFM systému. HR marketing a podpora při zavádění. Spolupráce interního IT a budoucího uživatele.

Oblasti využití CAFM systémů

Níže jsou orientačně vyjmenovány oblasti, ve kterých je možno využít CAFM systémy. Většina systému je k dispozici ve formě „stavebnic“, takže si klient může vybrat jen ty části, které využije.

Pasportizace budov

Evidence dat od pozemků po místnosti, od parametrů a vlastnosti jednotlivých částí (tabulka dat) až po výkres). Jedná se o základní stavební kámen CAFM systémů.

• Nastavení struktury nemovitostí
• Evidence základní informací o objektech (fotografie, výkresy, technické listy, údaje z katastru)
• Informace o stavebních prvcích
• Evidence počtů prvků a ploch prostorů
• Možnost zaznamenávat stav opotřebení
• Evidence a správa DSPS, evidence provozní dokumentace

Přínosy využívání CAFM systémů

Klíčovými přínosy užívání CAFM systémů jsou především:

• Úspory času a finančních prostředků
• Zefektivnění správy a údržby objektů, efektivnější poskytování podpůrných FM služeb
• Zvýšení bezpečnosti objektů a jejich uživatelů
• Uložení know-how pracovníků z jejich hlav do uložiště organizace/firmy
• Přímá dostupnost informací (bez vyžádání), důvěryhodný archiv (úložiště)

Implementace CAFM systému

Základem úspěšného výběru a implementace CAFM systému je základní analýza provádění FM u klienta. Výchozím bodem je popis stávajícího stavu zajištění a evidence jednotlivých FM procesů. Součástí analýzy by mělo být vyjasnění si s klientem jaké jsou jeho představy a cíle v této oblasti. Což znamená, jaké oblasti/procesy chce novým systémem zajistit. Jak bude chtít jednotlivé FM oblasti zajišťovat – Vlastními silami (pracovníky) nebo pomocí externí společnosti (outsourcing).

Důležitým vstupním parametrem analýzy je také stávající datová základna a popis stávajícího SW jak z pohledu budoucí využitelnosti, tak z pohledu integrace jednotlivých SW na nový systém.

Poradenství

Tento dokument byl vypracován sekcí konzultantů IFMA Czech Republic a slouží zájemcům o využívání CAFM systémů k základnímu seznámeni s touto problematikou.

Pro získání detailnějších informací je možno oslovit některého z konzultantů IFMA. Kontakty na konzultanty naleznete na webových stránkách organizace IFMA v sekci „Poradenství“.