CAFM systémy
Přehled typů CAFM systémů
Jak si vybrat správný CAFM systém
Na počátku celého procesu je třeba zmapovat, jak provádím a jak chci dále provádět FM. Jaké mám stávající datové zdroje (pasport ERP, HR systém atd.) a následně vybrat vhodnou cestu (FM a CAFM externě, implementace v rámci EFM, koupě modulů, atd.)
Před výběrem správného CAFM systému je třeba stanovit k jakým činnostem a v jakých oblastech bude CAFM systém využíván. Je dobré si popsat jaké je stávající procesní nastavení FM, a tedy jestli je vyhovující a chci ho spíše zachovat nebo raději procesní řešení změnit a vylepšit.
Je důležité, aby ve firmě byla minimálně jedna osoba, která zaštítí výběr CAFM systému. HR marketing a podpora při zavádění. Spolupráce interního IT a budoucího uživatele.
Oblasti využití CAFM systémů
Níže jsou orientačně vyjmenovány oblasti, ve kterých je možno využít CAFM systémy. Většina systému je k dispozici ve formě „stavebnic“, takže si klient může vybrat jen ty části, které využije.
Pasportizace budov
Evidence dat od pozemků po místnosti, od parametrů a vlastnosti jednotlivých částí (tabulka dat) až po výkres). Jedná se o základní stavební kámen CAFM systémů.
- Nastavení struktury nemovitostí
- Evidence základní informací o objektech (fotografie, výkresy, technické listy, údaje z katastru)
- Informace o stavebních prvcích
- Evidence počtů prvků a ploch prostorů
- Možnost zaznamenávat stav opotřebení
- Evidence a správa DSPS, evidence provozní dokumentace
Přínosy využívání CAFM systémů
Klíčovými přínosy užívání CAFM systémů jsou především:
- Úspory času a finančních prostředků
- Zefektivnění správy a údržby objektů, efektivnější poskytování podpůrných FM služeb
- Zvýšení bezpečnosti objektů a jejich uživatelů
- Uložení know-how pracovníků z jejich hlav do uložiště organizace/firmy
- Přímá dostupnost informací (bez vyžádání), důvěryhodný archiv (úložiště)
Implementace CAFM systému
Základem úspěšného výběru a implementace CAFM systému je základní analýza provádění FM u klienta. Výchozím bodem je popis stávajícího stavu zajištění a evidence jednotlivých FM procesů. Součástí analýzy by mělo být vyjasnění si s klientem jaké jsou jeho představy a cíle v této oblasti. Což znamená, jaké oblasti/procesy chce novým systémem zajistit. Jak bude chtít jednotlivé FM oblasti zajišťovat – Vlastními silami (pracovníky) nebo pomocí externí společnosti (outsourcing).
Důležitým vstupním parametrem analýzy je také stávající datová základna a popis stávajícího SW jak z pohledu budoucí využitelnosti, tak z pohledu integrace jednotlivých SW na nový systém.
Poradenství
Tento dokument byl vypracován sekcí konzultantů IFMA Czech Republic a slouží zájemcům o využívání CAFM systémů k základnímu seznámeni s touto problematikou.
Pro získání detailnějších informací je možno oslovit některého z konzultantů IFMA. Kontakty na konzultanty naleznete na webových stránkách organizace IFMA v sekci „Poradenství“.
Zpracoval: Aleš Pék, Martin Stibor, Jan Talášek