CAFM – Implementace

Implementace CAFM systému

1. Vstupní analýza

Základem úspěšného výběru a implementace CAFM systému je základní analýza provádění FM u klienta. Výchozím bodem je popis stávajícího stavu zajištění a evidence jednotlivých FM procesů. Součástí analýzy by mělo být vyjasnění si s klientem jaké jsou jeho představy a cíle v této oblasti. Což znamená, jaké oblasti/procesy chce novým systémem zajistit. Jak bude chtít jednotlivé FM oblasti zajišťovat – Vlastními silami (pracovníky) nebo pomocí externí společnosti (outsourcing).

Důležitým vstupním parametrem analýzy je také stávající datová základna a popis stávajícího SW jak z pohledu budoucí využitelnosti, tak z pohledu integrace jednotlivých SW na nový systém.

1.1. Obsah vstupní analýzy

 Vstupní analýza by měla obsahovat tyto témata:

• Jak je nyní prováděn FM a jak jsou řešeny FM služby?
• Potřebné funkcionality/ moduly?
• Potřebné personální zajištění?
• Jaká je podoba současných dat a jak se přenesou do nového systému?
• Jaká budou datová napojení na SW třetích stran?

1.2. Postavení CAFM v systému organizace/firmy a propojení na SW třetích stran

Každý podnik, organizace či instituce zpravidla disponuje poměrně rozsáhlým spektrem různých další infomačních systémů, mezi kterými by IS pro řízení podpůrných procesů – CAFM systém – měl hrát jednu z klíčových rolí. V různých segmentech trhu či veřejné správě jsou některé systémy zastoupeny vždy (finanční a ekonomické systémy, systém pro podporu core business organizace…), některé dle velikosti a rozsahu organizace.

Existují však i specifické IS typu CMMS nebo EAM, které lze považovat za součást CAFM systémů, neboť řeší jednu specifickou část podpůrných procesů.

Vzájemná spolupráce a integrace těchto systémů (vzájemná vazba vybraných dat) je základním předpokladem efektivního využívání informačních systémů.

Následující diagram zobrazuje nejčastější vazby CAFM systémů na jiné infomační či provozní systémy. Uvedený přehled není ani zdaleka konečným a tak, jak se vyvíjí svět infomačních systémů či mobilních aplikací, tak se také v čase a dle potřeb mohou měnit i tyto vzájemné vazby.

CAFM systémy zpravidla zahrnují celou škálu funkcionalit, které lze nalézt i v jiných systémech a nejde-li o klíčovou oblast toho kterého systému, lze si vybrat, bude-li uživatel CAFM systémů užívat pro zvolenou funkci tento systém, nebo systém jiný. Příkladem mohou být:

• Objednávky a systém schvalování vydaných objednávek (ERP nebo CAFM)
• Inventarizace majetku (ERP nebo CAFM)
• Knihy jízd vozidel (systém dodavatele GPS nebo CAFM)

Poměrně častou integrační vazbou, zejména u poskytovatelů FM služeb a facility managementu, jsou vzájemné vazby mezi CAFM systémy jako takovými, tedy mezi CAFM systémem na straně klienta a CAFM systémem na straně poskytovatele služeb.

Realizací vzájemného propojování systémů a vzájemný přenos vybraných dat mezi systémy většinou pověřujeme jednotlivé dodavatele systémů. Pokud systém disponuje tzv. API prostředím (technickou dokumentací pro integrační vazby), můžeme si takové propojení provést sami, resp. vlastními IT specialisty nebo poskytnout API prostředí jednoho systému dodavateli systému druhého, který toto napojení může provést.

2. Výběrové řízení

2.1. Jednotlivé fáze výběrového řízení

• Tržní konzultace – vyjasnění si situace na trhu a konfrontace představ s realitou
• Vypracování zadávací dokumentace včetně systému hodnocení
• Vyhlášení tendru a odpovídání na dotazy zúčastněných
  • Součástí by měla být informace o počtu kol a termínech jednotlivých fází výběrového řízení
• V případném druhém kole prezentace vybraných systémů na reálných datech (tímto se ověří skutečné funkcionality systému a jeho uživatelská přívětivost)
• Vyhodnocení výběrového řízení
• Finální negociace s vítězem

2.2. Kritéria výběru CAFM – základní otázky na dodavatele při výběru systému

Obchodní

• Forma nákupu – jednorázová částka se servisní smlouvou nebo forma SaS (služba s měsíčními poplatky), případně forma platby splátkovým režimem.
• Licenční politika – na uživatele, na objekty, koncová zařízení, multilicence, objem dat (v případě některých cloudových řešení)
• Potřebuji k funkci některého z modulů licenci na jiný software?
• Reference, o jaké jde typy klientů, nejen počet a jejich velikost (FM poskytovatel je něco jiného než banka nebo developer)
• Rozsah řešení:

o   Facility management (pasport budov, technologií a stavebních prvků, řízení podpůrných procesů – HelpDesk, periodické činnosti – revize, servis, plánovaná údržba, plánování zdrojů, energie, správa vozového parku, provozní DMS, správa zeleně, klíče a karty, rezervace, stěhování, event management… atd.)

o   Property management (řízení nájemních služeb – evidence smluv, rozúčtování služeb, energií, kalkulace nájmů, podíl na investicích, nájemní prázdniny, odepisování…)

o   Asset management (rozšíření účetní evidence, inventury, škody na majetku, vyřazování majetku, řízení investic, finanční analýzy…)

• Rozsah nabízených služeb, implementace, customizace, tvorba dat, migrace dat, support, školení, …

Technická

• Kompatibilita klientského prostředí (může to být prohlížeč = jaká verze, jaký výrobce, případně jaká technologie)
• Mobilní platforma a jaká – mobilní aplikace (samostatná a perfektně vyhladitelná pro Apple, MS, Android) anebo jen webová aplikace (méně příjemná, ale jen jedna)
• Databázová kompatibilita (jaké typy databází MS SQL, Oracle atd.) používají a jaké jejich verze (většinou označeno rokem) podporují
• Technologie provozu aplikace cloud x vlastní serverové řešení
• Schopnost oddělovat vrstvu customizací od základu aplikace
• Dostupnost API rozhraní pro výměnu dat s jinými aplikacemi.
• Vlastní rozvoj aplikace, jak často a na jaké části (moduly) a v jakém rozsahu (nové funkce, ne technologie) se dělá upgrade
• Technologický rozvoj aplikace, jak často a v jakém rozsahu inovují obecné funkce aplikace
• Integrace, s jakými systémy mají zkušenosti, co přesně již dělali (jaké data), jaké technologie (on-line nebo off-line)
• Řízení přístupových práv, jak hrubě anebo jemně dokážou nastavit (bez programování) přístupová práva a jak dokážou právě obecně omezovat (číst, editovat, přidávat, mazat), Single sign on možnosti
• Technologie programování, jaké jazyky a frameworky (vývojové nástroje) používají (má to vliv na efektivitu práce, modernost řešení a schopnost získávat nové vývojáře)

Uživatelská

• Vzhled aplikace, jak je přehledná, jak moc vypadá moderně
• Schopnost reportování, grafů, jak moc mohou sami a jak moc už je to vývoj (jde udělat tabulka s grafem a jednoduchým komentářem která chodí pravidelně vybrané skupině uživatelů ráno do mailu?)
• Mohu si tvořit reporty pomocí šablon, tedy kombinovat psaný text s dynamickým obsahem (předávací protokol, kniha jízd atd.)
• Notifikace, jaké mají nástroje pro připomínání úkolů, vyskakovací okna, posílání mailů, posílání SMS
• Mobilní platforma, jak vypadá a jak je rychlé aplikace na mobilu? Funguje i off-line?
• CAD, BIM, GIS, umí jen prohlížet, nebo i kreslit? Umí zapínat hladiny, přidávat do výkresu popisky (seznam majetku v kanceláři, plochu, povrhy, atd)? Mohu pracovat se všemi datovými parametry prvků, jak pohodlně?
• Jaké nástroje na práci s grafikou jsou k dispozici, např. vyhledání prvku, uložení pohledů, průhlednost, měření, práce s více datovými soubory současně,
• Mohu do aplikace importovat sám velké množství dat (získám deset budov např.), chápáno čistě uživatelsky, bez vývojáře
• Mohu z aplikace data exportovat, chápáno čistě uživatelsky, bez vývojáře
• Mohu si aplikaci sám přizpůsobit, tedy doplnit si pole na jednotlivé formuláře, chápáno čistě uživatelsky, bez vývojáře
• Mohu s daty pracovat hromadně, tedy stejně jako v excelu, kdy přepisuji více data najednou
• Kolik jazyků aplikace podporuje a jaké jsou k dispozici
• Kolik měn aplikace podporuje a jak je řešen kurzovní lístek?

2.3. Vyhodnocení výběrového řízení

Kritéria pro rozhodování (váhy si stanoví Klient):

• Cena SW (za licenci nebo za určité časové období, za uživatele nebo za budovu)
• Cena za podporu (za určité časové období)
• Celkové funkční pokrytí požadovaných oblastí bez nutnosti doprogramování
• Rozsah nabízených služeb podpory
• Výsledný dojem ze živé prezentace systému
  • Přehlednost
  • Intuitivnost ovládání
  • Předvedení požadovaných funkcionalit
• Reference

3. Implementace CAFM systému

Po výběru Dodavatele systému začíná fáze implementace CAFM systému v prostředí společnosti Klienta.

Níže jsou popsány jednotlivé fáze implementace a přehled nároků na implementaci.

Základem úspěšné implementace je, aby na straně klienta byla jedna osoba odpovědná za implementaci CAFM systému.

3.1. Zdroje dat pro implementaci a spuštění CAFM systému do ostrého provozu

•  Pasportizace objektu
• Pomocí stávající dokumentace
• Pomocí stávajících existujících dat z dalších zdrojů
• Pomocí nového zaměření ploch a pasportizace
• Výkresová dokumentace CAD/BIM/GIS

• Revizní a kontrolní protokoly
• Seznam dodavatelů služeb
• Klienti a zákazníci
• Vlastní činnosti a každodenní evidence (fakturace služeb od dodavatelů)
• BIM model budovy (jednotné uložiště CDE)
• Data z centrálních zdrojů a registrů státu

3.2. Implementační analýza

Analýza potřeb budoucího uživatele a definice cílů nasazení CAFM systému v organizaci/firmě.

• Definice stavu, kterého chce společnost dosáhnout po uvedení CAFM systému do ostrého provozu a x měsících užívání = cíle v oblastech
• Infomační – jaké informace od CAFM systému chceme, aby ve svých přehledech a výstupech poskytoval
• Řídící – které procesy pro které uživatele či jejich skupiny (NS) budou podpořeny zejména workflow činností (pro operativní a periodické primárně) vč. notifikací (jejich druhu a adresátům)
• Automatizační – které administrativní úkony pracovníků můžeme nahradit vybranými automatizačními činnostmi z CAFM systému, jaká bude koordinace s dalšími firemními sw aplikacemi/daty
• Definice činností a procesů, které chceme pokrývat pomocí CAFM systému
• Operativní (HelpDesk)
• Periodické (revize, plánová údržba, servisní činnosti…. atd.)
• Specifické procesy (nájemní, investiční…)
• Evidenční (dokumentace skutečného stavu)
• Definice objektů, které jsou součástí výše popsaných procesů, tj. jaké stavby, pozemky a zařízení budou procesně pokryty
• Definice uživatelů a dalších osob/subjektů, kterých se bude užívání CAFM systému týkat
• Na straně zadavatelů (uživatelé budov, pracovníci organizace, nájemníci…)
• Na straně řešitelů (FM úsek organizace, středisko správy nemovitostí, externí poskytovatelé, další dodavatelé dílčích služeb a materiálů…)
• Určení klíčového uživatele / administrátora CAFM za klienta – provozovatele CAFM systému

… a definice jejich práv, přístupů, rolí, skupin… apod.

• Konkrétní určení rozsahu dat, které pro naplnění cílů budou třeba, jejich existence u organizace/firmy budoucího uživatele a definice případného sběru dat a jejich zdrojů (viz bod 4. výše…), vytřídění a uložení těchto dat pro naplnění do CAFM a ostrý provoz CAFM systému

Závěr této analýzy = popis řešení implementačního projektu dodavatelem CAFM systému

3.3. Nastavení procesů

Nastavení interní procesů, které vyplynuly z implementační analýzy

Příklady procesů:

• Nastavení odpovědných osob (týmu) za implementaci CAFM systému
• Nastavení procesu udržování aktuální pasportizace
• Natavení procesu HelpDesku
• Nastavení procesu provádění revizí a ostatních činností
• Nastavení procesů kontroly

3.4. Instalace aplikace

Instalace aplikace se sestává z několika fází, které jsou popsány níže.

Konfigurace systému

Konfigurace systému dle Popisu řešení dodavatelem systému a za součinnosti klíčového uživatele, konkrétně:

• Založení administrátora provozovatele a další uživatelů, přidělení jejich přístupových práv, rolí či skupin
• Založení objektů statických dat (pasportizačních dat) a práv uživatelů na tyto objekty (naplnění datové základny pasportizačními daty dodanými objednatelem – provozovatelem aplikace)
• Nastavení číselníků a uživatelských polí
• Definice procesních částí – nastavení HelpDesk prostředí (žádankové systémy), portálů, definice plánů údržby a revizí a ostatních plánů periodických činností nad statickými objekty a konkrétními uživateli (zadavateli/řešiteli), nastavení jednotlivých workflow dle procesů… testování a vytvoření testovacích dat
• Vytvoření přehledů a sestav nad testovacími daty
• Vytvoření uživatelských příruček pro specifické customizované funkce

Migrace dat

Přenos dat ze stávající evidence, popřípadě pořízení nebo digitalizace dat

 Testování aplikace a úpravy dodavatelem

Do smlouvy dát dostatečně dlouhý časový úsek

Zkušební provoz

Předání vybraných uživatelských přístupů, uživatelských příruček a uvedení systému do zkušebního provozu (včetně školení uživatelů).

Vyhodnocení zkušebního provozu

Vyhodnocení zkušebního provozu a případná úprava systému pomůže vyladit systém tak, aby mohl být bezproblémově nasazen do ostrého provozu.

Předání systému do ostrého provozu

Zaškolení všech uživatelů, předání manuálů a procesů, které se týkají provozování CAFM systému.

 Uzavření smlouvy o podpoře systému

Podmínky podpory a cenu je dobré mít odsouhlaseno při nákupu systému. V případě, že toto výběrové řízení umožňuje, vzít jako jedno z hodnotících kritérií při výběru poskytovatele.