CAFM a jeho využívání

Přínosy využívání CAFM systémů

1. Klíčovými přínosy užívání CAFM systémů jsou:

• Úspory času a finančních prostředků
• Zefektivnění správy a údržby objektů, efektivnější poskytování podpůrných FM služeb
• Zvýšení bezpečnosti objektů a jejich uživatelů
• Uložení know-how pracovníků z jejich hlav do uložiště organizace/firmy
• Přímá dostupnost informací (bez vyžádání), důvěryhodný archív (úložiště)

A přínosem jsou zejména díky těmto vlastnostem CAFM systémů a charakteristikám:

Všechny relevantní informace na jednom místě

• Není třeba používat nadbytečné množství SW, snížení potřeby školení a správy systémů
• Informace mohou být navzájem propojeny (např. zadání struktury objektu se propíše do všech částí SW) a sdíleny s dalšími specifickými systémy a infomačními systémy společnosti/firmy
• Úspora času při nákupu SW, jedno výběrové řízení
• Úspora nákladů na licence při nákupu v oblastech s překryvem
• Úspora času a nákladů při řešení integrací, které by byly nutné k efektivnímu fungování jednotlivých aplikací
• Úspora provozních nákladů (servery, hosting, data a jejich zálohování)
• Úspora maitenance na rozvoj a údržbu aplikací
• Taková data budou vždy stejná a sdílená všemi oblastmi, které je potřebují.
• Odpadne potřeba data koncentrovat z více míst, tedy roztříštěná datová základna a nejasná verze platných dat
• Snadno lze datovou oblast rozšířit jak do šířky, tak do hloubky s tím, že základ je pořád stejný

Sílení informací ve firmě

• Snížení přímé emailové komunikace využitím notifikací systému a dostupnosti dat
• Zvýšení rychlostí vyhledávání informací a jejich dostupnosti všem dotčeným osobám
• Uživatelé mají jedno prostředí, na které si zvyknout a nabízí jim dlouhodobě nové oblasti
• Odpadá nejistota, vždy mám aktuální data. (Nemá kolega novou verzi xls tabulky?)

Přehled stavu nemovitostí a technického zařízení budov

• Všechny informaci se dají zobrazit přehledně ve formě Dashboardu
• Přehled o využití ploch a místností
• Detailní přehled o nákladovosti objektů a jejich TZB
• Snadnější tvorba rozpočtů v návaznosti na definované plány údržby a plánům ostatních opakovaných činností
• Ve spojení s výkresy nebo BIM modelem, snadná (vizuální) orientace, rychlé polohy a situace v okolí

Přehled o vykonávaných činnostech

• Je možná přehledná a standardizovaná evidence všech činností a jejich kontrola
• Snadná prokazatelnost zadání – vyřešení požadavků a potřeb uživatelů
• Snadné sledování reklamací a kvality služeb
• Sledování časových KPI a dodržování sjednaných SLA parametrů
• Detailní podklad pro fakturace a rozúčtování nákladů dle NS, skupin, objektů apod.
• Přehled o spotřebovaném množství a druhu materiálů, zejména hygienického materiálu a technického materiálu na správu a údržbu objektů apod.
• Přehled o efektivitě a využití výkonných pracovníků při správě a provozu nemovitého majetku, sledování časů „na cestě“ apod.
• Významné zvýšení rychlosti vyřízení požadavků využitím správného WF klíčových procesů
• Detailní přehled o kontrolní a revizní činnosti
• Predikce závad a odstávek zařízení
• Optimalizace vybraných pracovních a technologických postupů, zejména v oblasti údržby

Automatizace vybraných úkonů při realizaci FM služby

• Automatické generování plánovaných činností
• Automatizované odesílání infomačních notifikací a upomínek
• Automatizovaná tvorba a rozeslání reportů a přehledů dle potřeb uživatelů

Zastupitelnost / Zaškolení nového pracovníka

• Přehlednost a úplnost dat pomáhá orientaci novému pracovníkovi
• Aktuální platná data na jednom místě usnadní práci při nedostupnosti (nemoc, dovolená, …) zodpovědného pracovníka.
• Katalogy a standardy umožňují i novým pracovníkům využití know-how v CAFM

Jednoduché získávání podkladů pro výběrová řízení

• Není třeba složitě získávat podklady, protože podklady jsou již v systému

Procesní “úklid” (sjednocení nebo nastavení procesů)

• Jeden partner = jedna odpovědnost za správná a jedinečná data
• Jedno kontaktní místo pro uživatele, jeden HelpDesk, jeden správce
• Jedna datová základna, která se bude dlouhodobě rozvíjet a zhodnocovat (investice do ní)
• Skvělý základ pro rozvoj řízení další procesů pomocí CAFM aplikace, např. rezervační systémy (zasedačky, majetek), vozový park, majetek + inventury, klíče + karty atd.

2. Základní datová struktura CAFM systému

Stejně jako jakýkoliv infomační systém i CAFM systémy pracují s daty, ze kterých generujeme informace nebo je používáme k řízení nebo automatizaci vybraných činností, úkonů a aktivit. Základními kameny pro uvedené výstupy jsou 3 oblasti, které jsou vzájemně propojeny a společně tvoří základní koncept CAFM systémů.

2.1. Uživatelé CAFM systémů

Zadavatel – uživatelé budov a areálů = zadavatelé požadavků na správu a provoz budov (pracovníci, návštěvníci, pacienti, studenti)

Správce – řešitelé požadavků = správci budov, FM manažeři, Technici, údržbáři, zahradníci… nebo také externí poskytovatelé FM služeb

Dodavatel – řešitelé požadavků z řad dodavatelů, subdodavatelů a třetích stran, které si správci objektů – řešitelé požadavků najímají pro realizaci specifických a odborných činností při řešení konkrétních požadavků na FM službu či konkrétní správu a údržbu objektů

2.2. Objekty, zařízení a číselníky

Objekty:

• Pozemky a vnější prostory areálů = trávníky, komunikace, lesní a keřové porosty, parkoviště, hřiště, liniové stavby
• Budovy – objekty organizace, instituce, společnosti, školy, nemocnice… ve strukturách:
  • Areál – budova – podlaží – místnost (plocha)
  • Budova – jednotky (byty, nájemní prostory, skupiny ploch dle typu či kritéria…)
  • Budova – zóny / prostory / funkční části plochy
  • Ostatní nemovitosti (oplocení, sportoviště, vodárny, trafostanice, vrátnice)

Technologie:

• Technologie – technologické celky a systémy (vytápění, klimatizace, energie…)
• Technická zařízení – součásti technologií a technická zařízení budov, technické prvky budovy (čerpadlo, ventil, klapka, …), koncová zařízení (zásuvka, svítidlo, radiátor,), technická zařízení výroby, prvky MaR (SCADA systémy) …
• Komponenty a příslušenství (hasicí přístroj, …)
• Konstrukční prvky budovy – zdivo, stropy/podlahy, výplně stavebních otvorů (dveře/okna), střecha, ostatní prvky
• Energetické prvky – měřidla energií
• Vozový park

Číselníky:

• Interní číselníky organizace (nákladová střediska, organizační struktura, typologie, standardy společnosti…
• Centrální číselníky státu – KN, ARES, RUIAN…
• Klasifikační třídníky – JKSO, TSKP, SNIM, CCI, Uniclass a jiné

2.3. Procesy

Operativní procesy:

Jedná se o procesy, které probíhají ad hoc při aktuální potřebě. Příklady těchto procesů:

•  Helpdeskové systémy,
• Žádankové systémy
• Covid testování

Periodické procesy:

Jedná se o procesy, které probíhají pravidelně, většinou na základě plánů.

Příklady těchto procesů:

• Revizní a kontrolní činnosti
• Plánovaná preventivní údržba
• Servisní činnosti
• Školení osob
• Technické kontroly vozidel
• Kalibrace měřidel

Specifické procesy

Jedná se o procesy, které jsou svou povahou specifické a probíhají nepravidelně

Příklady těchto procesů: 

• Nájemní procesy – smlouvy, rozúčtování energií a nákladů za objekt a nájemní část, zúčtování
• Majetkoprávní
• Investiční

3. Podpora procesů

Důležitou oblastí využití CAFM systému a jejich přínosem je oblast podpory procesů.

•  Workflow procesů a jejich definice dle standardů organizace/firmy
• Grafická a technická podpora procesů (využití CAD/BIM/GIS, využití QR/ČK/RFID, využití IoT…)
• Notifikační podpora
• Dokumentační podpora (DMS)
• Integrační vazby na systémy třetích stran:
  • Centrální číselníky státu (PSČ, KN, RUIAN, ARES…)
  • Účetní a ekonomické systémy typu ERP
  • Dokumentační správa (DMS, CDE)
  • Na grafické objekty v CAD//BIM/GIS
  • Systémy správy vozidel pomocí GPS
  • MaR a SCADA systémy a alarmové systémy bezpečnostních prvků
  • Vzdálené odečty měřidel energií