CAFM – Jak vybrat správný CAFM systém

2. Jak vybrat správný CAFM systém

Na počátku celého procesu je třeba zmapovat, jak je prováděna správa nemovitostí a kterým směrech je žádoucí posunout.

Je třeba prověřit jaké jsou stávající datové zdroje (pasport ERP, HR systém atd.) a následně vybrat vhodnou cestu k pořízení CAFM systému.

 Před výběrem správného CAFM systému je třeba stanovit k jakým činnostem a v jakých oblastech bude CAFM systém využíván.

Je dobré si popsat jaké je stávající procesní nastavení, a tedy jestli je vyhovující a jde o to ho spíše zachovat nebo raději procesní řešení změnit a vylepšit.

 Je důležité, aby ve firmě byla určena osoba, která zaštítí výběr CAFM systému.

2.1. Typy SW pro správu nemovitostí v rozsahu CAFM systémů

Na trhu je možné se setkat se těmito níže uvedenými základními řešeními správy nemovitostí.

Většinou tyto systémy lze využívat formou instalace na počítačích (on premises) nebo formou cloudových služeb s přístupem z webového prostředí nebo aplikace.

Rovněž většina SW je schopna na základě převodových můstků komunikovat s dalšími SW klienta.

Typy SW využitelné pro správu nemovitostí:

•  Komplexní CAFM systémy
• Samostatné SW dedikované jen pro určité činnosti a FM služby
• ERP systémy / přídavné moduly
• Systémy vyrobené na míru přímo pro objednatele

 2.1.1. Komplexní CAFM systémy

Tyto systémy řeší komplexně většinu oblastí správy nemovitého majetku včetně přesahu i do movitého majetku (inventarizace, autopark atd.) a zpravidla jsou připravené na propojení s většinou používaných ERP systémů.

Přínos implementace jedné profesionální centrální CAFM aplikace namísto implementace parciálních systémů – oblasti které standardně zajišťují komplexní CAFM systémy:

• Pasportizace budov
• Technická pasportizace (včetně evidence revizí)
• Energetický management
• Oblast PO & BOZP
• HelpDesk
• Evidence a práce s výkresovou dokumentací (CAD/GIS/BIM modely a CDE)
• Správa dokumentů
• Úklidové služby, zahradní služby a údržba zeleně
• Ostraha objektů a ochrana osob
• Odpadového hospodářství
• Oblast ESG
• Zobrazování 3D modelů a propojení na BIM
• Evidence majetku
• Správa vozového parku
• Evidence investic, reklamací a pojištění
• Klíčové a karetní hospodářství
• Řízení stěhování a dislokací

CAFM systémy mohou být v desktopové verzi, jako cloudové řešení nebo mobilní aplikace, popřípadě kombinace.

Při pořízení je nutno se zaměřit také na to, aby spolu s případnou následnou změnou softwaru nedošlo ke ztrátě dat, aby bylo vyřešeno vlastnictví těchto dat a způsob jejich předání při ukončení spolupráce.

 Výhody:

• Veškeré informace na jednom místě
• Sdílené prostředí – všichni uživatelé uvidí informace, které mají vidět

 Nevýhody:

• Většinou nutnost úpravy interních procesů
• Cena
• Náročnost integrálního zavedení do všech oblastí (, které jsou většinou aktuálně roztříštěné)

2.1.2. Samostatné SW dedikované jen pro určité činnosti a FM služby

Systémy, které řeší jen jednu nebo více samostatných činností jako jsou např: HelpDesk, Property, pasport, revize, vstupní systémy a sociální systémy, BIM problematika – CDE

Jedná se zpravidla o levnější řešení, které řeší pouze separátní části správy majetku. Pro klienty, kteří neřeší velká portfolia, nebo chtějí řešit jednotlivé agendy odděleně, to může být alternativou k implementaci robustního řešení. Výhodou je specializované SW řeší danou problematiku daleko podrobněji a erudovaněji, než je tomu u komplexních systémů např. Energetika nebo autoprovozy.

U těchto systému se nepředpokládá jejich vzájemné propojení a sdílení dat (popřípadě je to komplikované a drahé). Na druhou stranu mohou být tyto systému propojeny přes rozhraní API.

Výhody:

• Tolik funkcí, kolik potřebuji
• Přehlednost a srozumitelnost pro jednotlivé skupiny uživatelů
• Možnost doprogramování systému na míru

Nevýhody:

• Riziko toho, že po určité době bude Klient potřebovat více komplexní systém a bude muset přejít na jiný systém
• Více datových základen v různých formátech

2.1.3. ERP (Enterprise Resource Planning) systémy / přídavné moduly

Přídavné moduly do primárně ekonomických systému (SAP, Helios, Pohoda apod.)

• Výhodou je, že uživatele má vše v jednom SW a nemusí řešit integrace
• Nevýhodou je vysoká cena za implementaci, nevhodné prostředí pro správce budov, komplikace při upgradu software. Podpora se většinou zaměřuje pouze na ekonomickou část softwaru
• Moduly v těchto systémech většinou nepokrývají svými funkcionalitami všechny potřeby denní práce FM manažera

Výhody:

• Klient už má tento SW zakoupený a nainstalovaný a je zvyklý s ním pracovat

 Nevýhody:

• Dodavatel je většinou orientovaný a základní funkci systému a CAFM bere jako nadstavbu, které ne vždy věnuje dostatečnou pozornost a prioritu
• Většinou nutnost programování na míru
• Vyšší interní personální náklady na tvorbu zadání, testování a na zadávání požadavků na další vývoj
• Vyšší finanční náklady na programování, implementaci, a hlavně na aktualizaci, kdy je vždy třeba aktualizovat celý ERP systém

2.1.4. Systémy vyrobené na míru přímo pro objednatele

Jedná se o aplikace vyrobené přímo na míru na základě přání zákazníka. Většinou se tomuto řešení věnují společnosti typu „naprogramovat jde vše, co si řeknete“.

• Jaké benefity toto řešení může přinést pro pořízení a následný provoz?
  • Dodržení stávajících zvyklostí a procesů
  • Pravděpodobně nízká pořizovací cena
  • Toto řešení není zatíženo již hotovým řešením, do kterého se implementuje
  • Opravdu si můžete přát cokoliv
• Jaké úskalí toto řešení může přinést při pořízení a následný provoz?
  • Tento způsob řešení je vhodný pouze v případě, že jste naprostí odborníci ve FM, právu, daních a spoustě dalších souvisejících činností, neboť spolupracujete s programátory, nikoliv s odborníky ve výše zmíněném (výjimky nás jistě omluví).
  • V případě nasmlouvání technické podpory buďte zvlášť obezřetní, nicméně se neubráníte možnosti zániku společnosti. Pravděpodobnost této možnosti se zvyšuje nepřímo úměrně velikosti společnosti.
  • Musíte dopředu naprosto přesně definovat žádané FM a ostatní procesy

Nákladná údržba sw a jeho další rozvoj

Výhody:

• Systém je vyroben na míru Klientovi

 Nevýhody:

• Vysoké požadavky na kvalitu zadání
• Vyšší interní personální náklady na tvorbu zadání, testování a na zadávání požadavků na další vývoj
• Není možno sdílet „kolektivní know-how“ komplexních CAFM systémů a dobré praxe od dalších uživatelů