Proč výběrová řízení (VŘ)

1. Proč výběrové řízení (VŘ)

Výběrová řízení v komerčním sektoru i ve veřejné správě (VS) jsou dlouhodobě opředena velkým množstvím příběhů o tom, jak se nepodařila, jak se musela opakovat či jak nepřinesla očekávaný výsledek. Stejně tak se často mluví o reálných nákladech, které bylo nutné vynaložit i po pořádání složitého výběrového řízení a co není tajemstvím, že tyto reálné náklady překročily očekávání, které z výběrového řízení vyplynulo. Společně ukazují tyto „bájné“ povídky jedno a to, že přípravu výběrového řízení není dobré podcenit. Specialista – konzultant, který se přípravě výběrového řízení pro potřebnou službu, dodávku, dílo nebo zboží, věnuje obvykle uspoří zadavateli nemalé množství starostí, času, ale i finančních prostředků. Nedělejte výběrová řízení opakovaně, nebojte se jich a zkuste projít následující materiál. Možná Vám pomůže nebo ukáže cestu k tématům, která můžete projednat s některým z IFMA konzultantů pro oblast výběrových řízení. Výběrové řízení (zadávací řízení v terminologii veřejné správy) je formalizovaný postup, kterým je vybírán dodavatel, služba nebo výrobek pro potřeby zákazníka, respektive tzv. zadavatele.

1.1. Nejčastější důvody pro uspořádání výběrového řízení

• nespokojenost s kvalitou poskytované služby
• nutnost uspořádat výběrové řízení z důvodů naplnění interní směrnice „o nákup“
• snaha o snížení ceny nakupovaných služeb
• získání nového portfolia nemovitostí apod., které vyžadují úpravu služeb
• změna v pohledu na řízení nákupu služeb (insourcing vs. outsourcing apod.)
• standardizace procesů ve společnosti
• Veřejná správa (VS) – nastavení rozpočtů pro daný rok (dodržení rozpočtu příp. hledání úspor)

1.2. Možná rizika při rozhodování o výběrovém řízení

• vysoké personální náklady na opakované uspořádání nevhodně vypsaného výběrového řízení
• špatná motivace pro pořádání výběrového řízení (snaha ušetřit bez širších souvislostí)
• zpracování výběrového řízení interními silami, bez zkušeností se soutěženou problematikou apod.
• tendr na nového dodavatele pouze z důvodu, že je to uvedeno v „nákupní směrnici“ zadavatele
• ovlivnění tendrem u jiného subjektu (jiné vstupní podmínky a předpoklady apod.)
• klient nemá ujasněno, zda bude umět v tendru přesně definovat své požadavky na službu (služba definovaná na vstupu) nebo nechá návrh úrovně služby na dodavateli (služba definovaná na výstupu). Pro úspěšné zavedení služby je nutné rozhodnutí o těchto přístupech nebo její řízené kombinaci.
• VS – dodržení závazných pravidel zákona č.134/2016 Sb. – ZZVZ (zákon o zadávání veřejných zakázek), zejména § 6 odst.1, 2. Výsledkem výběrového řízení, má být ekonomická výhodnost (problém ve vztahu k nejnižší ceně)

1.3. Výhody a nevýhody outsourcingu

Outsourcing je proces, při kterém společnost deleguje vedlejší činnosti a práci ze své interní struktury na externí společnost nebo skupinu osob (subdodavatele), kteří jsou na svou činnost specializovaní. Outsourcing se považuje za obchodní rozhodnutí, které má vést ke snížení nákladů a (nebo) k zaměření se na důležitější úkoly v rámci předmětu podnikání klienta, což souvisí mimo jiné se zvýšením kvality klientem poskytovaných produktů a také se zlepšením konkurenceschopnosti. Outsourcované služby mohou být poskytované komplexně zaměřeným subdodavatelem, který díky svému portfoliu zaměstnanců dokáže zasytit služby v plném rozsahu požadavků klienta.

Druhou možností je zajištění specializovanými společnostmi, které spravují vždy jen drobnou část ze služeb požadovaných a nakupovaných klientem.

1.3.1. Výhody outsourcingu:

• částečné přenesení rizik a zodpovědnosti na dodavatele služeb – soustředění se na vlastní výkon a produkty klienta (vlastní trestní odpovědnost zůstává na vlastníkovi)
• předcházení krizovým situacím díky specializovanému týmu
• pružnější reakce na nové požadavky a zavádění nových metod a technologií
• okamžitá dostupnost odborníků pro různé oblasti
• zjednodušení podmínek pro fúze a reorganizaci klienta
• garance kvality úrovně služeb vyplývající ze smluvního vztahu
• zjednodušení manažerské práce a personálního zajištění (zaměstnavatelem je někdo jiný, odpadá mzdová agenda, povinná školení atd.)
• uvolnění finančních zdrojů na klíčové aktivity společnosti
• snížení operativních nákladů a redukce úvazku kontrolních pracovníků
• vytěsnění interně špatně zvládaných aktivit 

1.3.2. Nevýhody outsourcingu (výhody insourcingu)

• ztráta odborného personálu – problém především při špatné funkci subdodavatele
• nejednoznačné stanovování rozsahu služeb (komunikace)
• loajalita vlastních zaměstnanců je vyšší než externistů
• ztráta kontroly nad odbornými činnostmi (kontrolu přebírá najatý facility manager)
• informační a datová bezpečnost – hrozí riziko vynesení informací externisty

1.4. Výhody a nevýhody jednoho dodavatele (komplexní dodávky služeb)

1.4.1. Výhody komplexní dodávky služeb FM:

• pouze jeden subjekt pro komunikaci – není nutné řešit koordinace
• zjednodušení smluvních vztahů – jedna smlouva, jedny smluvní podmínky
• lepší kontrola nad termíny a jejich plněním – důsledné hlídání pouze jednoho týmu
• zjednodušení při nastavení úrovně služeb a při jejich kontrole
• zajištění stejné kvality u všech podpůrných služeb
• převzetí odpovědnosti a rizik dodavatelem – ve všech poskytovaných službách
• složitější příprava, ale organizuje se pouze jedno výběrové řízení

1.4.2. Nevýhody komplexní dodávky služeb FM:

• ztráta odborného personálu – problém především při špatné funkci subdodavatele
• nejednoznačné stanovování rozsahu služeb (komunikace)
• loajalita vlastních zaměstnanců je vyšší než externistů
• ztráta kontroly nad odbornými činnostmi (kontrolu přebírá najatý facility manager)
• informační a datová bezpečnost – hrozí riziko vynesení informací externisty

1.5. Základní přehled služeb

V současné době neexistuje žádný jiný stanovený přehled služeb v oblasti facility managementu, než je ten v normě ČSN EN 15221 – 4: Taxonomie, klasifikace a struktury ve facility managementu.

Ustáleným zvyklostem na trhu odpovídá následující dělení služeb. Vychází z výše uvedené tabulky, ale je rozdělen spíše z hlediska zvyklostí než normativních předpisů.

1.5.1. Technický facility management

• Jedná se o oblast specializovanou na správu technických zařízení a systémů, které jsou zabudovány do objektů. Běžně je vnímán jako soubor následujících činností:
  • údržba a provoz technologií v objektu
  • nutnost pasportu objektu
  • opravy zařízení a stavebních prvků
  • drobné rozšiřování či úpravy systémů
  • pravidelné kontroly, revize a odborné technické prohlídky podle platné legislativy
  • vedení provozní dokumentace
  • provádění oprav, řešení havarijních stavů
  • zajištění provozu technologického velínu a havarijní služby
  • další činnosti v závislosti na konkrétních požadavcích

1.5.2. Ostatní služby facility managementu

• Podle svých potřeb může Zadavatel poptávat i další specializované (tzv. infrastrukturní respektive administrativní) FM služby, mezi něž patří zejména:
  • zajištění ostrahy, recepčních služeb, klíčového a kartového hospodářství
  • úklidové služby
  • údržba zeleně a úklid sněhu (letní a zimní údržba)
  • odvoz a likvidace odpadu (komunální, tříděný, speciální, nebezpečný)
  • provoz, údržba, servis a dodávka výpočetní techniky včetně její správy
  • tisk, kopírování a dodávky kancelářských potřeb
  • zařízení interiérů
  • zásobování a vedení skladového hospodářství
  • provoz centrální listovní podatelny, poštovních služeb nebo informačního call centra
  • pravidelná kontrolní činnost a reporting napříč různými oblastmi
  • zpracování rozptylových studií, provádění ohlašovacích povinností atd.

1.5.3. CAFM systém   

• Detaily týkající se pořízení CAFM systému, zefektivnění správy nemovitostí pomocí CAFM systému naleznete v samostatném dokumentu v této sekci v oblasti CAFM systémy. V rámci nákupu CAFM je možné poptávat především tyto služby:
  • Analýza potřeb klienta v oblasti CAFM
  • Poradenské služby vedoucí k výběru CAFM
  • Licence pro nákup vlastního CAFM systému (řešení On premise nebo SaS (software as a service) včetně podpory)
  • Integrace CAFM na stávající SW klienta (propojení s účetním systémem apod.)
  • Implementace CAFM systému a import dat pro použití CAFM systému

1.5.4. Energetický management

• Detaily týkající a spojené s energetikou naleznete v samostatném dokumentu v této sekci v oblasti Energetika. Komplexní energetický management spojuje dodržení podmínek platné legislativy ČR i EU, důraz na šetrnost k životnímu prostředí a také ekonomickou optimalizaci provozování energetických systémů. Důraz bývá kladen na fakt, že i při snaze o snížení energetické náročnosti nebo finančních nákladů na provoz musí být stále zachována kvalita vnitřního prostředí a jeho základní fyzikální parametry (požadovaná teplota, vlhkost, rychlost proudění vzduchu atd.)

  Obecně se do této problematiky zahrnují následující oblasti činností a služby:

  • správa a kontrola smluv (dodávka médií apod.) a příslušných dokladů
  • zpracování a předávání předepsaných technických výkazů dotčeným stranám dle obchodních podmínek a platné legislativy ČR
  • výběr dodavatelů médií včetně možnosti výběru přes aukce na burze
  • plánování, vyhodnocování a sjednávání dodávek médií s dodavateli
  • provádění hlavních odečtů a vyhodnocování skutečných hodnot se sjednanými
  • kontrola dodavatelských faktur
  • energetické řízení provozu objektu dle vyhlášených regulačních stupňů a v souladu
    s regulačním plánem
  • poradenská činnost
  • reporting – měsíční a roční zpracování výkazů a diagramů o spotřebě energií, statistické, objemové a cenové vyhodnocování, optimalizační opatření
  • zpracování dokumentů a studií souvisejících se spotřebou energií budovy (EA, PENB, pasportizace energetického hospodářství apod.)
  • vyhodnocování úspor z různých opatření a projektů atd.
  • další činnosti související s energetickou náročností budov a organizací

1.5.5. Environmentální management

• Environmentální management v sobě ukrývá mnoho různých oborových problematik. Je nutné jej vnímat jako ucelený proces jednání a chování osob i celých společností v souladu s obecnými principy šetrnosti vůči životnímu prostředí. Jednou z možných metodik, která standardy v oblasti environmentálního managementu upravuje, například ČSN EN ISO 14001 [8]. Zvládnutím tohoto nebo i dalších systémů environmentálního managementu (Environmental Management Systems, EMS), je prokazováno, že certifikovaná společnost chrání životní prostředí a snižuje dopady, které na životní prostředí její činnost má.

1.5.6. Energetický management

• V praxi je možné pozorovat, že oblast property managementu je vnímána jako součást facility managementu. Jedná se ovšem o specializovanou oblast, která řídí, eviduje a optimalizuje využití vnitřních prostor především nájemních budov. Dohlíží na maximální obsazenost prostor a také na správné vybírání nájmů a dalších plateb od jednotlivých nájemníků například v administrativních nebo obchodních centrech či logistických areálech. Postihuje veškeré administrativní, ekonomické a obchodní procesy, které souvisejí s vlastnictvím vaší nemovitosti.

  Principiálně je vhodnější oddělovat property management od facility managementu, protože díky správnému property managementu budov je možné eliminovat některé nevýhody outsourcovaného facility managementu, například ztrátu kontroly nad odbornými činnostmi.

  • zastupování klienta v dohodnutých záležitostech vůči třetím stranám
  • správa smluv, vedení účetnictví
  • vedení a aktualizace seznamu majitelů / nájemců, předávání nebytových prostor
    a objektů, kalkulace provozních nákladů a dodržování schváleného finančního plánu
  • fakturace, inkaso, kontrola včasnosti úhrad faktur, vystavování upomínek
  • vypořádání přeplatků a nedoplatků z vyúčtování služeb a energií
  • kontrola a úhrada dodavatelských faktur
  • ekonomické a daňové poradenství, účetní audity, obchodní evidence
  • řízení odstraňování garančních závad, zpracování a vedení provozní dokumentace
    a klíčového hospodářství
  • optimalizace provozních nákladů
  • opatření vůči mimořádným situacím (živelní katastrofy)
  • pravidelný reporting
  • PO a BOZP
  • vedení evidence odpadů

1.6. Využití služeb konzultanta

Aby se zadavatel vyvaroval nedostatkům a chybám ve výběrovém řízení, je vhodné využít služby specializovaného odborníka, konzultanta apod. Díky tomu je možné připravit a administrovat výběrové řízení, na jehož konci bude stát erudovaná osoba nebo společnost, která bude chápat požadavky zadavatele / zákazníka a bude schopna tyto jeho požadavky na poptávanou službu adekvátně uspokojit. Konzultant ve spolupráci s VS musí prokázat jak odbornou znalost, tak znalost zákona ZZVZ.

1.6.1. Role konzultanta

• analýza skutečných potřeb zákazníka
• analýza stávajícího způsobu nákupu FM služby, identifikace potenciálu pro zlepšení (identifikace stávajících nedostatků)
• konzultace spojené s popisem skutečného očekávání zákazníka
• příprava společnosti zákazníka na nové výběrové řízení (komunikace se zaměstnanci apod.)
• zajištění sběru / přípravy relevantních podkladů pro výběrové řízení
• příprava jednotného uceleného zadání pro efektivní průběh výběrového řízení (cenové tabulky, texty s funkčními i nefunkčními požadavky apod.)
• zajištění návrhu technických a odborných částí smlouvy pro poptávané FM služby (Rámcová smlouva, smlouva o dílo, SLA apod.)
• administrace spojená s vypsáním výběrového řízení (výběr relevantních potenciálních dodavatelů, vypsání, komunikace s uchazeči, zajištění prohlídek místa plnění, odpovědi na dotazy uchazečů apod.)
• pro VS zajistit komplexnost zadání výběrového řízení
• nezávislé vyhodnocení cenových nabídek, zpracování podkladů pro rozhodnutí managementem zadavatele (nastavení kritérií)
• pro VS stanovit parametry hodnocení nabídek a ustanovení členů výběrové komise
• omezení komplikací v průběhu výběrového řízení
• převzetí zodpovědnosti za úspěchy i neúspěchy výběrového řízení a následného poskytování poptávaných služeb vítězným uchazečem

Všechny služby konzultanta by měly být vždy provedeny ve spolupráci s pověřenými zástupci zadavatele. Cílem práce konzultanta by měla být pomoc záměrům zadavatele, nikoliv vnucení názorů konzultanta do zcela odlišné firemní kultury a struktury zadavatele.

1.7.  Fungování veřejné správy (VS) při zajišťování FM služeb

• VS zajišťuje služby jak vlastními silami, tak i dodavatelským způsobem. Fungování VS musí akceptovat nastavené plány ročních čerpání rozpočtů. Před výběrem dodavatelů FM služeb je nutné provedení analýzy (s využitím výše popsaných bodů). Výsledkem výběrového řízení ve VS je především ambice kvalitnějšího zajištění poskytovaných služeb, kam je třeba zohlednit specifické podmínky VS (organizační členění, personální obsazení, plánování rozpočtových možností, čerpání nákladů apod.).

Zpracoval: Lukáš Emingr a Aleš Pék