Průběh a vyhodnocení VŘ

3. Průběh a vyhodnocení VŘ

Zadavatel má vědět jaké typy uchazečů, respektive dodavatelů může oslovit. Pokud to neví, pomůže rešerše trhu či tzv. předběžná tržní konzultace, která spadá do řešení ve veřejném sektoru. I v komerční sféře je vhodné provádět transparentní výběrová řízení. Pomůže to v zorientování se na trhu, protože první známé řešení nemusí být dlouhodobě to nejvhodnější.

3.  Pravidla kvalitního vyhodnocení výběrového řízení

• dodržení harmonogramu a podmínek výběrového řízení
• projednání smluvních podmínek s nejlepšími adepty z řad uchazečů. Smlouva vnucená zadavatelem nikdy nevede ke spokojené spolupráci obou stran
• transparentní a nezávislé vyhodnocení nabídek, prezentace uchazečů, představení osoby odpovědné za zakázku a prokázání způsobu zajištění služeb
• čas na převzetí zakázky od předchozího dodavatele FM služby, moderování předání podkladů, datové evidence apod., prostor pro implementaci novým poskytovatelem, čas adaptace na převzetí zakázky
• pravidelná setkávání mezi zadavatelem a uchazečem po zahájení spolupráce a vyhodnocování poskytování FM služeb

3.1  Fáze výběrového řízení

Každé výběrové řízení probíhá v předem daných fázích. Správný postup v jednotlivých fázích je předpokladem úspěšného výběrového řízení.

   3.1.1.   Rozhodnutí a příprava výběrového řízení

• viz body uvedené výše
• kompletní příprava dokumentace
• zvolení způsobu zveřejnění zadávací dokumentace

    3.1.2.   Zveřejnění zadání (včetně kritérií posuzování)

Způsoby:

• Zveřejnění: Při zveřejnění zadání oznamuje zadavatel v podstatě neomezenému počtu uchazečům svůj úmysl zadat výběrové řízení, oznámení je výzvou k podání nabídky a k prokázání splnění podmínek účasti (zveřejnění na vybraném webovém portále apod.).
• Rozesláním výzvy: vybraným uchazečům oznamuje zadavatel svůj úmysl a to omezenému počtu potencionálních dodavatelů.

Způsoby zveřejnění zadání:

• rozeslání výzvy k podání nabídky vybraným uchazečům
• uveřejnění oznámení o zakázce na profilu zadavatele
• dynamický nákupní systém
• elektronická aukce

    3.1.3.   Odevzdání nabídek

Odevzdání nabídek probíhá v souladu se zadávací dokumentací. Možnosti odevzdání jsou:

• v papírové podobě na určené místo nebo poštou apod.
• elektronicky, zasláním na kontaktní e-mail Zadavatele
• elektronicky formou nahrání souborů do vybraného online prostředí apod.
• osobní prezentací nabídky, pokud to zadavatel požaduje

   3.1.4.   Otevření nabídek

Otevírání a čtení nabídek probíhá v souladu se zadávací dokumentací. V případě požadavku na odevzdání nabídek v papírové podobě, probíhá fyzickým otevíráním obálek. V případě požadavku na elektronické odevzdání nabídek, probíhá elektronicky. Otevírání nabídek má probíhat za přítomnosti předem jmenované odborně způsobilé komise bez zbytečného odkladu po uplynutí lhůty pro podání nabídek spolu s posouzením splnění podmínek účasti v zadávacím řízení.

 V případě nesplnění některého kritéria zadavatele:

• nabídka uchazeče, který nesplnil podmínky, se vyřadí
• uchazeč, který nedodal veškeré dokumenty nebo je nedodal v požadované formě apod. může být vyzván k doplnění
• podepsaný protokol komisí o otevírání nabídek s informacemi o splnění podmínek uchazečů je postoupen spolu s nabídkami k dalšímu vyhodnocení – posouzení.

    3.1.5.   Hodnocení nabídek

V soukromé sféře má uchazeč možnost vybrat si nabídku uchazeče, dle uvážení komise nebo rozhodujícího orgánu. Vhodné je, aby k hodnocení bylo přistupováno rovným způsobem a ostatní uchazeči byli informováni o výsledku i o argumentech, proč ve výběrovém řízení neuspěli.

Hodnotí se pouze nabídky těch uchazečů, kteří splnili podmínky účasti v zadávacím řízení. Nabídky mohou být hodnoceny podle jejich ekonomické výhodnosti. Ekonomická výhodnost nabídek se hodnotí na základě nejvýhodnějšího poměru nabídkové ceny a kvality včetně poměru nákladů životního cyklu a kvality. Ekonomická výhodnost nabídek se může hodnotit také podle nejnižší nabídkové ceny nebo nejnižších nákladů životního cyklu. Metoda hodnocení nabídek musí být předem dána v zadávací dokumentaci, kdy se každému hodnotícímu kritériu přiřadí váha hodnocení. Z vyhodnocení nabídek se pořizuje zápis, který podepíší členové hodnotící komise.

   3.1.6.    Zveřejnění výsledků

Probíhá v souladu s postupem popsaným v zadávací dokumentaci.

Možnosti zveřejnění:

• zveřejněním na profilu zadavatele
• obeslání uchazečů elektronickou nebo papírovou formou
• prezentace výsledků výběrového řízení všem uchazečům při osobním setkání apod.

Následně probíhá jednání o podmínkách smlouvy, zahájení činnosti vítězného uchazeče a další kroky vedoucí k poskytování služby.

Po zveřejnění výsledku výběrového řízení by měla být kompletní dokumentace o výběrovém řízení archivována pro případné další podobné aktivity zadavatele.

Doklady vhodné k archivaci:

• zápisy z úvodních interních jednání, které dokumentují rozhodnutí a argumenty pro výběrové řízení
• pracovní dokumenty související s vytvořením zadávací dokumentace
• finální zadávací dokumentace v kompletním rozsahu včetně doplňkových úprav na základě dotazů uchazečů apod.
• záznamy o přijatých nabídkách a jejich hodnocení
• smlouvy s vítězným uchazečem

Doporučujeme všechny dokumenty archivovat jak v editovatelné, tak i ve výsledné (vypsané, podepsané) podobě.

3.2.   Možné nedostatky při vyhodnocení výběrového řízení

• je počítáno s hodnocením parametrů služby, které ale nejsou součástí zadávací dokumentace
• hodnocení uchazečů probíhá pouze na základě předložené cenové nabídky, bez prokázání skutečných dovedností
• netransparentní, subjektivní hodnocení nabídek
• komise, která není dostatečně odborně způsobilá (odbornost může dodat externí specializovaný konzultant)
• vyhraje nejlevnější, nikoliv „nejvhodnější“ nabídka
• hodnotí se pouze část služby, další náklady a souvislosti jsou ukryty, nejsou součástí výběrového řízení a projeví se až po hodnocení a spuštění spolupráce
• průtahy při vyhodnocení, které zkrátí vítěznému uchazeči čas na přípravu spuštění projektu

3.3.   VS dodržování zákona ZZVZ

• • Zvláštní pozornost věnovat § 6 odst. 1 a 2 citace zákona:

Zásady zadávání veřejných zakázek

(1) Zadavatel při postupu podle tohoto zákona musí dodržovat zásady transparentnosti a přiměřenosti.

(2) Ve vztahu k dodavatelům musí zadavatel dodržovat zásadu rovného zacházení a zákazu diskriminace.

•  Tyto paragrafy je nutno vnímat velmi citlivě. V případě soudních sporů jsou tyto body často využívané pro napadnutí výběrového řízení z důvodů netransparentnosti, nepřiměřenosti a diskriminace!