Zadávací dokumentace VŘ

2. Zadávací dokumentace (VŘ)

2.1. Pravidla kvalitního zadání výběrového řízení

Výsledek výběrového řízení je obvykle závislý na kvalitě uchazečů, kteří se ve výběrovém řízení představí. Co však rozhoduje o kvalitě uchazeče? Podle čeho nastavit parametry pro jejich hodnocení a následný výběr? Je to délka praxe, množství realizovaných zakázek? Jejich finanční objemy? Reference srovnatelné velikosti řešení? Doporučující dopisy stávajících nebo minulých zákazníků? Shlédnutí již implementovaných řešení nebo možnost vyzkoušení výrobku na omezenou dobu?

Problém výběrových řízení ve státní správě známe snad všichni. Tím nejznámějším je vztah ceny a kvality. Hodnocení nabídek pouze na nejnižší cenu je časté a obvykle sice nejjednodušší, ale lze ho použít jen tam, kde je jednoznačně definován požadavek na kvalitu a vlastnosti předmětu plnění. Další možností je zohlednit celé nákladové hledisko plnění – náklady životního cyklu. Jedná se např. o náklady související s předmětem veřejné zakázky od okamžiku jeho vzniku až do okamžiku ukončení jeho ekonomické životnosti. Soukromí zadavatel samozřejmě může chtít kvalitnější plnění, i když bude dražší, ale toto by se mělo odrazit ve stanovených hodnotících kritériích.

Specifikace důvodu, proč se má výběrové řízení pořádat.

Například:

• nový objekt v portfoliu s nutností správy
• nespokojenost se současným dodavatelem
• snaha o kvalitnější organizaci služeb
• firemní politika pravidelného tendrování z důvodu bezpečnosti apod.

• identifikace týmu a lídra přípravy dokumentace, který se výběrovému řízení bude věnovat, přizvání konzultanta apod. (včetně zapojení vrcholového managementu ve vybraných případech a fázích)
• vytvoření jednotné a srozumitelné zadávací dokumentace pro všechny oslovené uchazeče (jednotné cenové tabulky apod., poskytnutí všech relevantních podkladů všem uchazečům), která definují veškerá pravidla, očekávání, termíny apod.
• jednoznačná a srozumitelná specifikace požadavků klienta na jednotlivé FM služby, specifikace jako závazný parametr pro VS v rámci zákona ZZVZ (Zákon o zadávání veřejných zakázek č. 134/2016 Sb.)
• ve VS je nutné správně identifikovat předpokládanou výši veřejné zakázky a na základě toho zvolit adekvátní typ a postup pro výběr dodavatele.
• plánování – adekvátní dostatek času na celé výběrové řízení, a především na tvorbu kvalitní cenové nabídky (za týden se komplexní FM pro administrativní budovu ocenit nedá).
• více kolové výběrové řízení, které umožní všem uchazečům pochopit zadání, očekávání klienta a poznat prostředí, ve kterém bude FM služba poskytována apod.
• při určité velikosti plánovaného výběrové řízení provést předvýběr uchazečů = Request for information (RFI) = tržní konzultace vedoucí k získání základních informací, které pak zlepší vlastní výběrové řízení (RFP = Request for price). Strukturovaný dotazník na základní parametry dodavatelů FM služeb (kontaktní údaje, struktura společnosti včetně majetkových vztahů, historie společnosti, finanční ukazatele, přehled poskytovaných služeb, pokrytí území (pobočky), počty zaměstnanců, reference a kontakty na ně atd.)
• zvážit, zda vypovídat stávajícího dodavatele ještě před rozhodnutím o výherci nebo až po finálním výběru
• zvážit možnosti využití nákupního (aukčních) portálu (jako například Ariba Sourcing, PROEBIZ …) pro vyšší míru transparentnosti výběru

2.2. Příprava zadávací dokumentace

• Hlavní podklady a dokumenty pro vypsání kvalitního výběrového řízení je potřeba připravovat vždy s ohledem na typ a rozsah požadovaných FM služeb. Každá z oblastí FM služeb má svá specifika a s ohledem na ně je nutné zajistit i správné podklady.

  Mezi obecné dokumenty potřebné pro většinu výběrových řízení na FM služeb patří:

  • stavební dokumentace skutečného provedení nemovitosti (lze alternovat zjednodušeným pasportem)
  • dokumentace skutečného provedení technických zařízení v budově (technologický pasport)
  • soubor aktuálně platných smluv / objednávek pro konkrétní FM službu
  • další dokumenty vztahující se k poptávané FM službě
  • přístup do stávajícího CAFM systému / HelpDesku
  • současná platná SLA, režim služeb (kapacity a časy), parametry KPI (klíčový hodnotící ukazatel), CPI (kritický hodnotící ukazatel) a jejich zahrnutí do smluvního vztahu
  • v případě CAFM pak výpisy (statistika) HelpDesk požadavků

   Správná dokumentace musí uchazeče informovat alespoň o:

  • záměru zadavatele, popis objektů a očekávání apod.
  • přesná SLA a KPI, pokud je požadováno
  • draft smlouvy nebo požadovaných obchodních podmínek Klienta
  • strukturovaná podkladová data pro ocenění (ideálně excel tabulky již s výpočtovými vzorci) s technologickým, úklidovým a jednotkovým pasportem s danými frekvencemi a požadovanými lhůtami pro technologie). 
  • možnost prohlídky místa plnění
  • kontakt pro doplňující dotazy. Jakékoli chyby je možno opravovat na základě možnosti Q & A (dotazy a odpovědi)

2.3. Doporučený obsah zadávací dokumentace

• představení zadavatele a definování hlavní kontaktní osoby
• požadavky na uspořádání cenové nabídky uchazeče
• forma předání cenové nabídky – email, papírová verze, počet kopií včetně elektronického nosiče
• požadované potvrzení cenové nabídky osobou Uchazeče (statutární zástupce, určená osoba pro výběrová řízení)
• podmínky pro účast ve výběrovém řízení
• kvalifikační požadavky na uchazeče – pokud již nebyly doplněny do RFI (Request for information = „“) včetně výpisů z obchodního rejstříku a živnostenského rejstříku, pojistky atd.
• popis požadovaných FM služeb, jejich rozsah apod.
• doporučení na kvalifikace zaměstnanců – mzdové minimální hranice
• tabulky pro ocenění uchazečem (vlastní cenová nabídka) – viz výše doporučení na strukturu excel dokumentace
• identifikace hodnotících kritérií a průběhu celého výběrového řízení,
• draft smlouvy Zadavatele s obecnými podmínkami spolupráce, v přílohách popis požadovaných služeb jako součást zvažované smlouvy
• harmonogram výběrového řízení – časový plán včetně termínu místní prohlídky, definování postupu včetně jednotlivých „kol“ výběru, termínování předpokládaného zahájení a převzetí služeb
• informace o tom, zda je požadována osobní prezentace navrhovaného řešení
• složka s poskytovanou podkladovou dokumentací potřebnou k ocenění, fotodokumentace apod.
• možnost předložení alternativní nabídky dle návrhu uchazeče

2.4. Možné nedostatky zadávací dokumentace

• pro rozhodování o výsledku VŘ je nutné stanovit odborně způsobilou komisi – neponechat rozhodnutí o výsledku pouze na nákupním oddělení
• zadání není jednoznačné, sejdou se neporovnatelné nabídky uchazečů
• podklady pro cenovou nabídku jsou v needitovatelných formátech, komplikace pro uchazeče (cenové tabulky v PDF, draft smlouvy k připomínkování v PDF apod.)
• pro VS – nejednoznačné zadání je v rozporu se zákonem ZZVZ
• zadání není dostatečně konkrétní, uchazeč nemusí dobře porozumět požadavkům a do vztahu se vnáší nepochopení hned od první chvíle
• příliš složité zadávací dokumentace, složitá předložená vzorová smlouva apod.
• pro VS – navržená smlouva je součástí zadávacího řízení
• bez jasné specifikace požadavků na FM služby je kladen intenzivní tlak na cenu dodávky služeb.
• na straně Zadavatele chybí osoba odpovědná za výběr dodavatele, osoba nemá patřičnou erudici pro posouzení nabídek a následné hodnocení kvality služby, chybí i ve VS, o to větší důležitost a váha konzultanta
• ve výběrovém řízení nejsou involvováni zaměstnanci zadavatele, kteří budou následně službu odebírat, hodnotit apod.
• stávající dodavatel FM služby je přizván do nového tendru bez detailního vysvětlení požadavků na změny apod.

2.5. VS a závazná pravidla zákona č.134/2016 Sb.

• Nastavení zákonných parametrů výběrového řízení (s využitím výše popsaných bodů)
• Jednotlivé typy zadávacích řízení:
• VZMR – veřejná zakázka malého rozsahu
• JŘBU – jednací řízení bez uveřejnění
• Otevřené podlimitní řízení
• Otevřené nadlimitní řízení
• Každý typ má své finanční limity samostatně stanovené pro:
• služby
• dodávky
• stavební práce
• S použitým typem zadávacího řízení souvisí předpokládaná délka výběrového řízení (1 – 3 měsíce)
• Zásadní je, aby komise nastavila podmínky soutěže – co bude součástí kvalifikace, jaké budou parametry splnění reference a stanovení způsobu hodnocení nabídek.

Zpracoval: Lukáš Emingr a Aleš Pék