Zaměstnanci jsou nejcennějším prostředkem jakékoliv společnosti. U facility managementu to platí obzvlášť. Velká část informací o stavu, lokaci a historie technologií je známá pouze zkušeným FM profesionálům a není nikde zapsaná. To je problematické především v případech, kdy jsou kritické části infrastruktury schované ve stropech, na střechách či v podzemí.

Tato skutečnost se stává přítěží v momentě, kdy se tito zkušení členové týmu začínají připravovat na odchod do důchodu. Ve vydání Leden/Únor 2019 FMJ magazínu IFMA bylo uvedeno, že téměř půlka pracovní síly facility managementu dosáhne důchodového věku v příštích několika letech. Pro facility managery je to jedinečnou výzvou. Jak zachránit tyto nezbytné znalosti kritických komponentů infrastruktury? Jak zajistit přístup svého týmu ke klíčovým datovým bodům i po odchodu jejich kolegy? Jak zprostředkovat úspěšný plán převedení odpovědnosti na novou skupinu pracovníků?

Výzva, která nás čeká

V dnešní ekonomice tvoří generace tzv. baby boomers (lidé narozeni mezi lety 1946 a 1964) 25 % pracovní síly na trhu. V oboru facility managementu je tento poměr větší, v průzkumu IFMA na toto téma spadalo do této generace 45 % respondentů. Ačkoliv má tato generace tendence být loajální – zastávají své pozice mnoho let, v některých případech dekád – tak se kolektivně blíží důchodovému věku. Když se tak stane, tak po sobě vždy nechají velkou mezeru, kterou je třeba zaplnit a dovednosti, znalosti a zkušenosti, které za roky služby získali se nahrazují jen těžko. Zvláště pak v dnešním těsném pracovním trhu.

Aby toho pro facility managery nebylo málo, mají nastupující generace od svého pracoviště jiná očekávání než jejich předchůdci. Asociace Computing Technology Industry Association zjistila, že většina mileniálů (narozeni mezi roky 1981 a 1996) zvažuje využití technologií k hodnocení stávajících či budoucích zaměstnavatelů – přes polovinu z nich pak využívá online a cloudové nástroje pro běžné pracovní úkony. Společnost Dell Technologies mezitím zjistila, že 80 % zaměstnanců generace Z (narozeni mezi lety 1997 a 2012) chtějí pracovat s inovativními technologiemi. To pro vedoucí pracovníky facility managementu představuje unikátní příležitost.

Znalosti v sázce

Pro tým může být nápomocné si dát odstup a zjistit jaké informace jsou přílivem důchodového věku FM profesionálů ohroženy. Inventura dat, které je nutné zdokumentovat organizacím pomůže s vytvořením plánu útoku pro zajištění informací nutných k plynulému přechodu.

Pokud by zítra odešel celý FM tým společnosti do důchodu, tak by bylo přínosné mít pro tento případ centrální depositář informací, který zahrnuje následující:

• Data o lokaci. Tým facility managementu by měl přemýšlet nad rámec lokace budov a usilovat o dokumentaci umístění jednotlivých technologií a vybavení v budově. Kde jsou kritické uzávěry a přepínače? Které prostředky jsou umístěny v podzemí, nebo nad stropem? Kde jsou čisticí otvory odpadních vod, jímky, odtoky a lapače olejů? Existují nějaké další skryté komponenty, kterým bychom měli věnovat pozornost?
• Vztahy mezi prostředky. V každé budově existují systémy systémů, od osvětlení a vodovodů po vzduchotechniku a elektrické rozvody. Vztahy a propojenost mezi těmito systémy jsou cennou informací pro kohokoliv, kdo se stará o chod budovy. Které uzávěry uzavřít k izolaci specifického úniku? Jaké komponenty vzduchotechniky mají vliv na první podlaží a jaké na třetí? Které obvody jsou obsluhovány jednotlivými elektrickými rozvaděči?
• Historie projektu. Když se budova dostaví jsou půdorysy typicky přesné. Nicméně je běžné, že hned po první renovaci se stávají neaktuálními. Pokud náš tým nebyl součástí stavebního, nebo renovačního projektu, tak se nám může stát, že se důležité informace ztratí v překladu. Jaké systémy byli vyměněny při renovacích v roce 2002? Kde jsou uskladněny veškeré povolení? Na které ostatní systémy měla renovace vliv? Jaká je historie odstraňování asbestu (nebo jiných problematických materiálu) v budově?
• Stav vybavení. Aby byly organizace schopny plně porozumět zdraví svých budov a řídit budoucí rozpočtová rozhodnutí, potřebují přístup k aktuálním datům o stavu vybavení a technologií. Ty zahrnují hodnocení důležitých systémů budovy, stanovení jejich zbývající životnosti a plány na opravy či výměnu. V jakém stavu jsou okna? Kdy bychom měli vyměnit vzduchotechniku? Jaká je živostnost střechy? Které části střechy mají historii vlhkosti, kaluží a dalších problémů? Které oblasti jsou historicky náchylné k vytopení?

Hodnota detailní mapy

Jakmile organizace identifikuje, která data potřebují být dokumentována a zachována tváří v tvář „Velkému odchodu do důchodu“, tak začíná zábava. Shromažďování dat přesným a užitečným způsobem může být skličujícím úkolem. Existuje několik nejlepších způsobů, které mohou týmy využít k zachycení institucionálních znalostí a jejich srozumitelnému zorganizování tak, aby byly praktické a nápomocné budoucím členům týmu jakékoliv generace.

• Inventář založený na lokaci. Spousta společností alespoň začala vytvářet inventář svých prostředků v rámci GIS. V těchto případech mají týmy možnost pracovat na základě již existujících databází GIS: hodnotit jejich přesnost a doplňovat údaje, pokud je to nutné. Zahrnout do procesu vyplňování inventáře zkušené členy týmu je moudrý krok, tito profesionálové mají znalosti z první linie. Vědí, kde jaký prostředek je, a jak jsou systémy propojeny. Technologie budov se v posledních letech rapidně vyvinuly, máme k dispozici nástroje, které jsou nejen výkonné, ale také intuitivní. Při shromažďování dat o provozu budov by se společnosti měly zaměřit na řešení, které do svého středu staví umístění, uživatelé tak budou mít možnost lokalizovat technologii v kontextu půdorysu.
• Jasná hierarchie databáze. Unikátní problém správy budov je vertikální povaha jejich prostředků. S hierarchií založenou na lokaci (pozemek > budova > podlaha > prostor) lze indexovat projektové dokumenty, posouzení a inspekce. Jasná struktura databáze je obzvlášť důležitá pro správu několik pozemků s několika víceúčelovými budovami. FM profesionálové si musí najít čas na stanovení logické hierarchie dat, aby budoucí členové týmu měli snadný a rychlý přístup k informacím, které hledají. Některé společnosti k tomu používají stanovení běžných konvencí pojmenování, které zahrnují adresu budovy společně s počtem podlaží, pokojů a jiné relevantní údaje.
• Proces pohovorů. I nejlépe promyšlené plány jsou pouze to, plány. Facility manageři vědí, že se věci stávají a okolnosti se mění. Pokud má společnost k dispozici dlouhodobé profesionály facility managementu, má výhodu v množství jejich institucionálních znalostí rizikových faktorů jim svěřených budov. Vedoucí pracovníci by měli s těmito členy týmu vést detailní pohovory. Tento pohovor by měl zahrnovat otázky na stárnoucí infrastrukturu, přítomnost nebezpečných materiálů, lokace historických úniků a jiné detaily, které by bylo dobré předat dál. Je důležité tyto informace a lokace rizik řádně dokumentovat.

Využití technologií k překlenutí mezery

Během přípravy společností na odchod zkušených zaměstnanců a jejich institucionálních znalostí do důchodu je možná správný čas na větší množství investic do lepších technologií. Facility manageři mohou využít investice do vylepšených technologií ke splnění hned několika cílů zároveň.

Aktualizace inventáře budovy. Řídící rozhodnutí musí být podložena aktuálními a přesnými daty. Zkušení pracovníci nemusí mít tolik času nebo inklinace k udržování dat o majetku budovy aktuální. Teď je dobrá příležitost o této mezeře v datech mluvit. Spárováním nového zaměstnance se zkušenějším pracovníkem, který provede inventarizaci majetku a posouzení stavu zařízení pomocí moderní technologie, může společnost dosáhnout několika cílů v rámci jednoho setu činností.

• Lepší data o vybavení. Data se díky lokalizaci a inspekci každého kusu vybavení stávají kompletní a přesná.
• Praktické zaučení. Nový zaměstnanci si v praxi vyzkouší a porozumí lokalizaci všech těžko dosažitelných technologií, která jsou nad stropním podhledem, ve sklepě, na střeše nebo v krajině. Je to důležité pro budování jejich znalostí a seznámení se s objekty za jejichž provoz budou zodpovědní.
• Předání znalostí. Znalosti zkušeného pracovníka budou digitálně zachyceny, což v budoucnu usnadní jejich uchovávání a odkazování se ně.
• Budování vztahu. Starší a mladší zaměstnanci dostanou příležitost vybudovat si mentorský vztah, který dá staršímu zaměstnanci pocit respektu a ocenění, mladší zaměstnanci pak snadněji naleznou směr, kterým se chtějí vydat.

Budování plánu preventivní údržby. Zlepšení rovnováhy mezi proaktivní a reaktivní údržbou je cílem jakékoliv organizace facility managementu. Například četnost údržby starších strojů může znát pouze zkušenější personál. Spárování zkušeného pracovníka s novým při tvoření plánu preventivní údržby pomůže tyto znalosti zachytit. Zároveň se má nový zaměstnanec možnost naučit dovednosti údržby starého vybavení.

Zachycení stávajících dat do podnikového systému. Data management staré školy obvykle zahrnoval velké objemy složek uložené v komplexních strukturách daného systému. Několik organizací má obrovské množství cenných dat uložené na sdíleném disku, jejich umístění však zná pouze ten, který je tam v první řadě uložil. Zajištění řádné asociace dat v informačním systému budovy zařídí, že jejich hodnota nebude ztracena.

V obecném smyslu technologie pomůže společnostem vybudovat jejich kapacitu být dlouhodobě odolnější a udržitelné. Nedávno naučená lekce byla, že společnosti, které měli dobrá data o budovách a správně nastavené systémy, byly schopny rychle zhodnotit alternativní možnosti správy v čele pandemie COVID-19. To se bude potvrzovat i v budoucnosti při dalších řídících výzvách.

Pro některé organizace místní samosprávy a školství jsou k dispozici finanční prostředky z federálního zákona o infrastruktuře, které přímo podporují investice do technologií pro sledování výkonnosti organizačních zlepšení.

Klíče k úspěchu

• Empatické vedení. Nejlepší vedoucí pracovníci facility managementu vedou svůj tým během organizačních změn empaticky. Dělají si čas a kolektivně berou na vědomí, že se věci mění a připomínají členům týmu, aby měli s procesem strpení. Dosahují plynulých přechodů a pozitivních výsledků pomocí motivace týmu najít společná řešení.
• Rovnováha sil. Během přechodného období mají facility manageři možnost nadhledu a identifikace silných stránek svého týmu. Třeba zkušení manageři vidí hodnotu technologií, ale je pro ně náročné zahrnout nové technologie do pracovních procesů, na které jsou zvyklí. Naproti tomu nováčci se mohou rychle naučit pracovat s novým softwarovým nástrojem, ale postrádají zkušenosti nebo znalosti pro jeho správné použití. Spárováním těchto skupin dohromady pro navigaci změn a řešení problémů může přivodit překvapivě efektivní výsledky.
• Stanovení jasných cílů. Aby si organizace udržela správný směr, tak musí vedoucí pracovníci o cílové destinaci hovořit jasně. Spoustu skupin potká úspěch tak, že začnou zlehka a až poté si kladou velké cíle. Tým může využít sérii malých výher k vybudování setrvačnosti, díky rozložení velkého úkolu do malých dosažitelných kroků. Stejně s jakoukoliv jinou změnou, by vedoucí pracovníci měli svůj tým zaměřit na společné bolestné body a sdílený žádoucí výsledek.

Technologie není stříbrná kulka, která vyřeší jakoukoliv výzvu a „Velký odchod do důchodu“ není výjimkou. Nicméně předpokládejme, že facility manageři umí být svědomití investoři do nových technologií s dobrou praxí dokumentace a organizace kritických informací. V takovém případě mohou být schopni tuto změnu úspěšně a hladce navigovat. Stanou se tak silnějšími správci těchto hodnotných zařízení.

Z článku Turning the tide, Navigating the Great Retirement – Stu Rich (FMJ IFMA September/October 2022), přeložil David Domalíp