Budoucnost pracoviště je tu. Vedení investuje do strategií návratu do kanceláří, které mají živostnost a zároveň činí rozhodnutí, která přilákají a udrží špičkový talent. Pro mnohé je řešením flexibilní pracovní prostředí, které umožňuje práci prezenční i vzdálenou a usnadňuje zaměstnancům obě tyto metody.

Rozložení pracovní síly a hybridní model práce nejsou ničím novým, ovšem nyní se aplikují v mnohem větším měřítku než kdy dřív. Některé z největších značek, známých díky nabízeným benefitům prezenční práce, začali vzdálené role přijímat a dovolují zaměstnancům určovat kde – občas dokonce kdy – se budou své práci věnovat. Nicméně se změnou přicházejí výzvy. Organizace, které se přizpůsobují flexibilnímu pracovnímu prostředí se musejí potýkat zejména s následujícím:

• Aktualizace a tvorba přesných reportů obsazenosti
• Rozhodování ohledně prostoru v dlouhodobém hledisku a na základě dat
• Plánování prostoru, řízení a udržování pracoviště

Digitální aktualizace obsazenosti

Jak organizace přecházejí zpět na práci z kanceláře, objevují mezeru mezi předpokládaným stavem pracovních stolů a realitou jejich kanceláře. Neregulovaná místa k sezení, více lidí přidělených k jednomu stolu, nepořádek zanechaný minulými zaměstnanci a chybějící vybavení jsou některými z dalších potíží, které musí být zvládnuty před tím, než bude nastavena dlouhodobá kancelářská strategie.

Chytré společnosti tento proces digitalizují, usnadňují si tak kontrolu a přehled nad reporty obsazenosti; Facility Manageři, HR a plánovači obsazenosti tak mohou řídit aspekty kanceláře odkudkoliv. Hlavní inovátoři v komerčním stěhovacím průmyslu tyto trendy zpozorovali a už nyní se snaží využít technologie k vyřešení těchto výzev.

Komerční stěhovací průmysl je sice známý svou pomalejší adaptací ke změnám, ale velké značky jsou nadšené tempem inovací a vyvíjejícího se pracoviště. Spuštění digitální obsazenosti je jen jedním z několika kroků správným směrem k modernizaci komerční činnosti.

Design prostoru založený na datech

Nelze dosáhnout porozumění toho, co zaměstnanci k úspěchu ve svém prostředí potřebují bez nabourání statu quo. Ať už společnosti plánují nové kanceláře, nebo revitalizují ty stávající, je implementace nástrojů a technologií, které ukazují míru využívání prostor, cestou k designu, který bude dlouhodobě úspěšný. Chytrý design pracoviště začíná pokládáním správných otázek, například:

• Kolik potřebujeme prostoru na základě momentální obsazenosti?
• Změní životní okolnosti počet lidí, kteří budou v kanceláři přítomni?
• Budeme mít vrchol sezóny využití kanceláří?
• Co potřebují zaměstnanci k odvedení dobré práce?
• Mohou nové technologie zvýšit výkonnost?
• Jaké jsou žádoucí zážitky a výsledky ve specifických prostředích?
• Co je v každém prostoru nejdůležitější?

Nástroje jako jsou metriky využití prostoru, funkce počítání osob a monitorování jejich proudění, mohou společnostem pomoci doopravdy vědět co se v každém prostoru odehrává, nikoliv pouze předpokládat. To jim nakonec poskytne lepší představu o tom, co doopravdy potřebují.

„Způsob, jakým lidé pracují se tak rapidně mění, že je pro zaměstnavatele těžké držet krok. Momentálně pozorujeme nárust v užívání nástrojů a technologií, které budovám pomáhají s věcmi jako časové rozvrhy pro kanceláře, upozornění na čištění stolů nebo počítání osob,“ vyjádřil se Jay Morris, zakladatel společnosti Phase Integration, společnosti zabývající se technologickým poradenstvím a projektovým managementem pro pracovní prostředí. „Tyto nástroje organizacím usnadňují jak zachování bezpečnosti jejich zaměstnanců, tak sběr dat, které budou pomáhat tvarovat pracoviště zítřku.“

Design sdílených pracovišť

V zájmu navržení lepších kancelářských prostor, která splňují měnící se potřeby zaměstnanců, zkouší společnosti různé typy sdílených pracovních míst. S hotelovými stoly, nebo “hotelováním“ si zaměstnanci předem zarezervují prostor – tento způsob nabízí dohledatelná data o využívání a větší kontrolu nad těmito prostory. Horké stoly – dovolují zaměstnancům využít jakýkoliv volný stůl, jakmile dorazí do kanceláře – se také stali populárními, společnostem nabízí méně kontroly, ale eliminují nutnost spravovat recepční službu.

Tyto přizpůsobení mohou vést k snížení kancelářských potřeb a dovolí organizacím doplnit různé typy pracovišť napříč budovou. Přechod však může být strastiplný.

Kupříkladu jedna z významných společností sociálních médií musela po přechodu z přidělených pracovních míst na hotelové stoly během pandemické krize vyřadit, sbalit a resetovat přes 3000 těchto stolů. Tato společnost spolupracovala s komerční stěhovací společností, která využívá digitální technologie k trasování předmětů, což usnadnilo proces doručení osobních věcí správným zaměstnancům a zajištění funkčnosti všech pracovních míst.

Menší společnosti se nemusí potýkat s problémy na takovém měřítku, neměli by však podcenit, že všechny společnosti, které přechází na hybridní model práce budou potřebovat systém, který zajistí, že tento přechod proběhne efektivně a účinně. Mnoho z nich má možnost tyto technologie využít k usnadnění procesu a poučení se z úspěchů i selhání ostatních společností.

Další záležitost hybridní práce, kterou by společnosti neměli přehlížet, je, jak naložit s přebytečným nábytkem. Přepnutí na hotelové, nebo horké stoly nevyhnutelně znamená nárůst nevyužitého inventáře, který již není nadále potřeba. Organizace si musí vybrat mezi skladováním, vyřazením a likvidací. Spolupráce s komerčními stěhovacími firmami, které využívají technologie managementu inventáře, společnostem nabízí větší kontrolu a přehled nad svým majetkem. Je pak snazší vidět, co je dostupné a rychle tak uskladněný nábytek uvést zpět do pracovního procesu, kdykoliv je potřeba. Pokud je společnosti milejší likvidace, může navázat spolupráci s poskytovatelem, který nabízí služby přeprodávání, nebo možnosti šetrné k životnímu prostředí, aby tak minimalizovali odpad, který skončí na skládkách a zlepšili svůj hospodářský výsledek.

Výhody skladování

• Flexibilní vyjímaní inventáře dle potřeby
• Možnost svůj inventář spravovat při spolupráci s dodavatelem, který využívá moderní technologie
• Snadné škálování během vrcholu sezóny, či společně s růstem společnosti

Benefity likvidace:

• Potenciál pro prodej či darování
• Ekologicky příznivé a udržitelné možnosti, vyvarování se skládek
• Úspora nákladů na skladování nepotřebných kusů

Prosperita v novém pracovním prostředí

V roce 2020 nemohl nikdo předpokládat drastické změny, které přišly takřka přes noc. Přesto měli poskytovatelé Facility Managementu lepší povědomí o budoucím směřování kancelářských prostor než ostatní. Magazín Forbes umístil hybridní práci na první příčku svého seznamu největších trendů na pracovišti 2022. Stále toho však můžeme od kontinuální evoluce pracoviště hodně očekávat. Už nikdy nebude jako dřív a poskytovatelé FM by měli očekávat nárůst v trendech hybridní, vzdálené práce a být připraveni se k němu adaptovat, přizpůsobit a dláždit tak cestu pracovištím budoucnosti.

Z článku All the Right Moves: Leveraging technology for office space decisions, Bob Papuga (FMJ IFMA March/April 2022), přeložil David Domalíp