V době, kdy společnosti dokončují další rok poznamenaný zásadními změnami na trhu s kancelářskými prostory, je vhodné se zastavit a zhodnotit, co je před námi.
Další zvyšování úrokových sazeb? Pravděpodobně.
Pokračující snižování nájmů? Pravděpodobně.
Pokračující posuny v oblasti hybridních a domácích pracovních míst? Určitě.
Při tolika otřesech se může zdát těžké rozpoznat světlé stránky, ale jednou z oblastí, kterou mohou organizace prozkoumat, aby dosáhly významných úspor nákladů a vyšší efektivity, je vyřazování z provozu.
Vyřazování z provozu je sice běžnou součástí životního cyklu téměř všech zařízení, ale současný nárůst jeho nutnosti je dramatický. Snižování velikosti, modernizace a přizpůsobování prostor pro měnící se počet zaměstnanců na pracovišti a plnění cílů udržitelnosti jsou hlavními faktory, které ovlivňují rozhodnutí facility manažerů zapojit se do složitého a vícestupňového procesu vyřazování z provozu. Tento proces se může značně lišit v závislosti na typu zařízení nebo systému a může zahrnovat likvidaci majetku, demontáž technologií, stěhování předmětů a nakládání s nebezpečnými materiály. Vedoucí pracovníci v oblasti FM by měli při rozhodování o vyřazování z provozu zvážit tyto klíčové body a způsoby, jak úspěšně naplánovat bezpečné a úspěšné vyřazení budovy z provozu.
Trendy v oblasti návratu do kanceláře a hybridních pracovních úvazků
V této postpandemické éře s jejími pokračujícími vlnovými účinky je vyřazování z provozu poháněno především zmenšující se plochou, která se rýsuje pro kanceláře, protože je stále jasnější, že džin práce z domova se do své láhve nikdy nevrátí. Jak hlásal titulek časopisu Time v květnu 2023: „Návrat do kanceláře na plný úvazek prohrává. Hybridní práce je na vzestupu.“
Článek čerpá některé významné statistiky ze zprávy The Flex Report, kterou sestavila společnost Scoop Technologies z více než 4 000 společností zaměstnávajících více než 100 milionů lidí po celém světě:
- Podíl lidí pracujících v kanceláři na plný úvazek klesl ve druhém čtvrtletí roku 2023 na 42 % ze 49 % v prvním čtvrtletí.
- Mezitím podíl kanceláří s hybridním uspořádáním práce dosáhl v tomto čtvrtletí 30 procent, což je nárůst z 20 procent v předchozím čtvrtletí.
Práce směřuje k tomu, co generální ředitel společnosti Scoop Technologies Robert Sadow nazývá „strukturovaný hybrid“, kdy je stanoven určitý počet dní, kdy musí lidé chodit do kanceláře. Průměrný minimální požadavek je podle Sadowa 2,53 dne, přičemž oblíbené jsou jak dvoudenní, tak třídenní rozvrhy. Jako nejčastěji vyžadovaný den vítězí úterý, následované středou a čtvrtkem. Jen málo kanceláří vyžaduje přítomnost v pátek a pouze 24 procent vyžaduje pondělí.
Zpráva CBRE z června 2023 se zaměřila na trendy v Evropě, které odrážejí změny ovlivňující americký trh. Zpráva zjistila, že hybridní pracovní situace se ukazují jako preferované, přičemž polovina dotázaných společností uvedla, že by preferovala, aby zaměstnanci rozdělovali čas rovnoměrně mezi kanceláří a domovem. Konkrétně 38 % dotázaných společností chce mít zaměstnance převážně v kanceláři (tři a více dní v týdnu) a pouze 11 % očekává, že budou pracovat převážně na dálku.
Co to znamená pro volná místa v kancelářích a snižování počtu zaměstnanců? Podle posledních údajů společnosti Commercial Edge dosáhla v červnu 2023 míra neobsazenosti kanceláří v USA 17,1 %, což je o 180 bazických bodů více než v červnu 2022, přičemž více než polovina z 25 největších trhů byla nad celostátním průměrem. Pro kanceláře, které si zachovávají svou stávající přítomnost nebo přesouvají provoz na menší plochu, vyvstává potřeba strategického a rozumného vyřazování z provozu. Logistická náročnost strukturované hybridní práce znamená, že společnosti nemusí mít možnost dramaticky zmenšit své prostory, ale musí se zaměřit na efektivní a účelné využití prostor, které zabírají a za které platí.
Zmenšování, změna velikosti a správné dimenzování vybavení pro dnešní zaměstnance
Strukturovaný hybridní model se zdá být silnou střední cestou pro pracovníky, kteří dávají přednost flexibilitě, a zaměstnavatele, kteří nadále prosazují osobní spolupráci. Jak napsala Fiona Cicconiová, šéfka personálního oddělení společnosti Google, v e-mailu zaměstnancům, v němž propagovala nedávno rozšířený třídenní rozvrh (a jeho agresivnější prosazování): „Osobní setkávání prostě nic nenahradí.“
Ačkoli společnost Google může být připravena a mít zdroje na to, aby se plně věnovala svému strukturovanému hybridnímu modelu, každá společnost musí prozkoumat své vlastní potřeby a očekávání a definovat hybridní model sama pro sebe. Výzvou pro FM, návrháře kanceláří a majitele firem je rozklíčování důsledků trvalé hybridní struktury:
- Pokud by zmenšení prostoru vylučovalo možnost, aby všichni byli v prostoru současně, existuje chytrý způsob, jak zmenšit plochu, ale maximalizovat a využít menší prostor?
- Měly by mít prostory pro spolupráci a prostory zaměřené na zákazníky přednost před individuálními?
- Jak z finančního hlediska firmy maximalizují svůj výkon a snižují výdaje, aby získaly úspory rok, co rok? Neexistuje žádný univerzální model, který by vyhovoval všem.
Pokud se zaměříme na preference zaměstnanců, musí pracovníci oddělení FM zvážit, jakým způsobem pracovní prostor konkuruje. Pro někoho, kdo se přizpůsobil práci z domova, může návrat do kanceláře znamenat zhoršení kvality nábytku nebo vybavení. Může to znamenat nedostupnost místní kavárny, dobrého místa na oběd, pohodlné čistírny nebo tělocvičny, které v dnešní době dosáhly úrovně důležitosti, jíž kdysi dominovalo parkování. Vyřazování z provozu je často vedeno rozhodováním o tom, jak splnit takové požadavky, aby se zaměstnanci vrátili zpět nebo aby si přilákali a udrželi nové zaměstnance. Tyto obavy představují tak trochu válku o občanskou vybavenost, ale přesto jsou to skutečné obavy. Nepohodlní zaměstnanci jsou nešťastní zaměstnanci.
Pokud se zaměříme na konkrétní příklad, je pracovní stanice častou hvězdou v oblasti vyřazování. Moderní pracovní stanice je agilní. Může nabízet možnost sedět a stát. Může nabízet integrované napájení a data, což umožňuje snadný přístup ze shora, nikoli z úrovně podlahy. Může nabízet flexibilní změnu konfigurace. Vyřazení zastaralého nábytku nebo komponent může vést k úspoře místa, větší spokojenosti zaměstnanců a dlouhodobě lepší efektivitě nákladů.
Globální právnická firma Jones Day je vynikajícím příkladem investice do modernizace služeb pro pohodlí a spokojenost zaměstnanců. V polovině pandemie, ještě předtím, než se hybridní technologie dostala do řeči zaměstnanců, se společnost Jones Day pustila do dlouhodobého projektu, který zahrnoval pečlivý proces modernizace nábytku, nátěrů, koberců, systémů VZT a dalších. Cílem bylo umožnit svým partnerům a zaměstnancům mimořádnou úroveň každodenního pohodlí spolu s jistotou, že budoucí dopady, jako je pandemie, nebudou bránit jejich schopnosti vykonávat svou práci bezpečně a efektivně.
Když to všechno spojíme dohromady, zjistíme, že vítězným receptem může být menší plocha s větším nebo lepším vybavením. Odvětví stěhování a skladování má jistě za sebou několik divokých výkyvů, jak se vyvíjí trend zmenšování, zmenšování a vyřazování z provozu, a hybnost strukturovaných hybridních modelů práce naznačuje, že flexibilita a modernizace budou pro FM i nadále klíčovými faktory.
Jak určit potřeby odstavení z provozu
Vyřazení z provozu může zahrnovat širokou škálu potřeb, od kompletního stěhování kanceláří přes přestavbu na místě až po hromadnou modernizaci nábytku v celém objektu. Pod pojmem vyřazování z provozu se skrývá rozmanitý seznam procesů a služeb, které mohou být ve hře, včetně:
- inventarizace majetku a posouzení jeho hodnoty
- demontáž a odvoz nábytku/zařízení
- likvidace IT majetku
- likvidace kabelů
- ekologická likvidace, recyklace a opětovné použití majetku
- Likvidace nebezpečného odpadu
- Skladování a uskladnění
- Obnova prostor a/nebo vyčištění zařízení
Rozhodnutí o vyřazení z provozu může být pochopitelně náročné. Pokud se však k němu přistupuje systematicky a se zaměřením na základní hodnoty organizace, může být tento proces povzbuzující. Přestěhování do nových prostor, osvěžení stávajících nebo uspokojení potřeb zaměstnanců modernizovaným vybavením a technologiemi jsou cestami k pozitivní změně.
Vzhledem k realitě post-pandemického života firem není příliš překvapivé, že se nově prolínají personální, IT a FM pracovníci. Vyřazování z provozu je ukázkovým příkladem toho, kde se tento průsečík nachází, protože každé z těchto oddělení má svůj vlastní jedinečný a zásadní pohled na využití prostor, firemní kulturu a na to, co je potřeba k zajištění bezpečnosti, konektivity, spolupráce, snadného používání a spokojenosti s prací pro všechny. Skvělým začátkem rozhodovacího procesu je zapojení zástupců těchto tří důležitých skupin, abyste mohli společně začít s přehledem přání a potřeb organizace v rámci sdíleného pracovního prostoru i v prostorách mimo pracoviště zaměstnanců.
Pohled zpět a pohled do budoucnosti jsou stejně důležité způsoby, jak pomoci určit plán vyřazení z provozu. Zvažte, jak byly prostory, nábytek a vybavení využívány, a určete, kde se tyto potřeby nyní mění. Podívejte se do budoucnosti a zvažte, jak se budou potřeby dále vyvíjet. Vezměte si například, jaká tlačenice nastala v roce 2020, aby si všichni mohli pořídit notebooky, které by umožnily flexibilní práci z domova. Vyhodnoťte investice do možností videokonferencí a jak se toto využití v daném odvětví pravděpodobně změní, pokud se zaměstnanci budou opět vracet do kanceláře nebo cestovat za klienty.
Je nevyhnutelnou skutečností, že nábytek zastarává a technologie také podléhá rychlému zastarávání. Vyřazování takovýchto prostředků z provozu a plán na efektivní průběžné nakládání s elektronickým odpadem musí být zahrnuty do nákladů na podnikání. Silnou stránkou vyřazování z provozu s ohledem na udržitelnost je to, že může zmírnit finanční a environmentální dopady této nevyhnutelnosti. Jedním z důležitých aspektů je investice do materiálů, které lze recyklovat nebo znovu použít. Další možností je partnerství se službami, které mohou pomoci s dalším prodejem nebo darováním či odpovědnou recyklací.
Nalezení správného vzorce
Boj o návrat do kanceláře bude jistě ovlivňovat rozhodnutí i v blízké budoucnosti, proto je nejlepší prosazovat a usnadňovat transparentnost a otevřenou komunikaci mezi vedením a zaměstnanci. Z nedávné zprávy společnosti CBRE Live-Work-Shop vyplývá, že pouze 41 % evropských zaměstnanců chtělo být v kanceláři více než polovinu pracovního týdne. To sice není v dokonalém souladu s tím, co chtějí vedoucí představitelé firem, ale mít pevnou představu o tom, co je praktické a dosažitelné, je pro firmy v tuto chvíli nejdůležitější.
Klíčovou věcí, na kterou je třeba se zaměřit, je flexibilita. Pokud je snížení nebo změna velikosti správnou věcí pro zajištění trvalé finanční stability a dosažení obchodních cílů, bude nutné vyřazení z provozu. Začněte tím, že vypracujete plán, který povede k bezpečnému a úspěšnému procesu. Vyhledejte odborné vedení, abyste minimalizovali plýtvání, vyhověli potřebám zaměstnanců a zúčastněných stran a maximalizovali využití stávajících nebo nově získaných prostor bez ohledu na jejich velikost. Změňte pohled na finanční dopady zmenšování nebo změny velikosti tím, že úspory získané zmenšením prostoru přeměníte na investice do zlepšení: zvyšte úroveň povrchové úpravy u nových nákupů, rozšiřte a vylepšete technologie a modernizujte židle nebo jiný nábytek, abyste zvýšili jejich životnost a hodnotu při dalším prodeji. Najděte příležitost v rámci problémů a vytvořte výhru pro všechny.
Z původního článku „The Shrinking Workplace, Succesful decommissioning in the post-pandemic landscape“, Nick Kloos (FMJ IFMA January/February 2024), přeložil David Domalíp