Výběrová řízení – test

Přehled typů CAFM systémů

 1.1.   Jak si vybrat správný CAFM systém

Potřebuji systém?

Na počátku celého procesu je třeba zmapovat, jak provádím a jak chci dále provádět FM.

Jaké mám stávající datové zdroje (pasport ERP, HR systém atd.) a následně vybrat vhodnou cestu (FM a CAFM externě, implementace v rámci EFM, koupě modulů atd)

Potřebné funkcionality

Před výběrem správného CAFM systému je třeba stanovit k jakým činnostem a v jakých oblastech bude CAFM systém využíván.

Je dobré si popsat jaké je stávající procesní nastavení FM, a tedy jestli je vyhovující a chci ho spíše zachovat nebo raději procesní řešení změnit a vylepšit.

Potřebné personální zajištění

Je důležité, aby ve firmě byla minimálně jedna osoba, která zaštítí výběr CAFM systému.

HR marketing a podpora při zavádění. Spolupráce interního IT a budoucího uživatele.

1.2.          Pro koho jsou CAFM systémy určeny

Příklady uživatelů CAFM systémů:

o   Vlastníci nemovitostí nebo nemovitostních fondů

o   Správcovské společnosti

o   Provozovatelé, nájemníci

 Příklady oblastí pro využití CAFM systému:

o   Průmysl, logistické areály

o   Obchodní centra a retailové řetězce

o   Kancelářské objekty, zdravotnická zařízení

o   Veřejná správa

   o   Správa budov – SVJ

1.1.          Možné komplikace při pořízení CAFM systému

o   Problémy v podobě integrací s již fungujícími systémy (ekonomickým, personálním apod.) v podobě nákladů a konzistence dat

o   Omezení v časovém sdílení dat (např. data jsou synchronizována z jiných systémů jednou denně, týdně, měsíčně, ročně), kdy bývá frekvence přímo úměrná výši finančního plnění

o   Synchronizace změn ve všech propojených systémech

o   Nutnost pravidelné práce se systémem a aktualizace dat (každý systém jen tak efektivní, jak efektivně jsou spravována data v něm

o   Přijetí systému ze strany pracovníků (nechuť zaměstnanců ke změně)

o   Přijetí systému ze strany vedení (v případě že hlavní činnosti firmy není správa nemovitostí, tak tento systém není provedení prioritou)

o   Zvýšená náročnost a pracnost při implementaci (je třeba počítat s krátkodobým větším pracovním nasazením)

o   Někdy IT hledisko “válcuje” potřeby budoucího uživatele a výběr systému (IT někdy zapomíná, pro koho je systém určen a do zadání implementují vlastní požadavky, které často celý systém prodražuji a komplikuje jeho využívání hlavními uživateli systému. Při výběru systému je třeba dát slovo i finálním uživatelům systému. Výběr systému a jeho implementace neměl být v režii IT oddělení ale odpovědné osoby z řad budoucích uživatelů)

1.2.          Typy SW pro správu nemovitostí v rozsahu CAFM systémů

Na trhu je možné se setkat se těmito níže uvedenými základními řešeními správy nemovitostí.

Většinou tyto systémy lze využívat formou instalace na počítačích (on premises) nebo formou cloudových služeb s přístupem z webového prostředí nebo aplikace.

Rovněž většina SW je schopna na základě převodových můstků komunikovat s dalšími SW klienta.

 Typy SW využitelné pro správu nemovitostí:

   o   Samostatné SW dedikované jen pro určité činnosti a FM služb   

   o   ERP systémy / přídavné moduly

 1.2.1.     Komplexní CAFM systémy

Tyto systémy řeší komplexně většinu oblastí správy nemovitého majetku včetně přesahu i do movitého majetku (inventarizace, autopark atd.) a zpravidla jsou připravené na propojení s většinou používaných ERP systémů.

Přínos implementace jedné profesionální centrální CAFM aplikace namísto implementace parciálních systémů – oblasti které standardně zajišťují komplexní CAFM systémy:

–

– Pojištění

CAFM systémy mohou být v desktopové verzi, jako cloudové řešení nebo mobilní aplikace, popřípadě kombinace.

Při pořízení je nutno se zaměřit také na to, aby spolu s případnou následnou změnou softwaru nedošlo ke ztrátě dat, aby bylo vyřešeno vlastnictví těchto dat a způsob jejich předání při ukončení spolupráce.

Výhody:

    ü  Veškeré informace na jednom místě

ü  Sdílené prostředí – všichni uživatelé uvidí informace, které mají vidět

Nevýhody:

ü  Většinou nutnost úpravy interních procesů

ü  Cena

ü  Náročnost integrálního zavedení do všech oblastí (, které jsou většinou aktuálně roztříštěné)

1.2.2.     Samostatné SW dedikované jen pro určité činnosti a FM služby

Systémy, které řeší jen jednu nebo více samostatných činností jako jsou např: HelpDesk, Property, pasport, revize, vstupní systémy a sociální systémy, BIM problematika – CDE

Jedná se zpravidla o levnější řešení, které řeší pouze separátní části správy majetku. Pro klienty, kteří neřeší velká portfolia, nebo chtějí řešit jednotlivé agendy odděleně, to může být alternativou k implementaci robustního řešení. Výhodou je specializované SW řeší danou problematiku daleko podrobněji a erudovaněji, než je tomu u komplexních systémů např. Energetika nebo autoprovozy.

U těchto systému se nepředpokládá jejich vzájemné propojení a sdílení dat (popřípadě je to komplikované a drahé). Na druhou stranu mohou být tyto systému propojeny přes rozhraní API.

Výhody:

ü  Tolik funkcí, kolik potřebuji

ü  Přehlednost a srozumitelnost pro jednotlivé skupiny uživatelů

ü  Možnost doprogramování systému na míru

Nevýhody:

ü  Riziko toho, že po určité době bude Klient potřebovat více komplexní systém a bude muset přejít na jiný systém

ü  Více datových základen v různých formátech

1.2.3. ERP (Enterprise Resource Planning) systémy / přídavné moduly

Přídavné moduly do primárně ekonomických systému (SAP, Helios, Pohoda apod.)

o   Výhodou je, že uživatele má vše v jednom SW a nemusí řešit integrace

o   Nevýhodou je vysoká cena za implementaci, nevhodné prostředí pro správce budov, komplikace při upgradu software. Podpora se většinou zaměřuje pouze na ekonomickou část softwaru

o   Moduly v těchto systémech většinou nepokrývají svými funkcionalitami všechny potřeby denní práce FM manažera

 Výhody:

ü  Klient už má tento SW zakoupený a nainstalovaný a je zvyklý s ním pracovat

 Nevýhody:

ü  Dodavatel je většinou orientovaný a základní funkci systému a CAFM bere jako nadstavbu, které ne vždy věnuje dostatečnou pozornost a prioritu

ü  Většinou nutnost programování na míru

ü  Vyšší interní personální náklady na tvorbu zadání, testování a na zadávání požadavků na další vývoj

ü  Vyšší finanční náklady na programování, implementaci, a hlavně na aktualizaci, kdy je vždy třeba aktualizovat celý ERP systém

1.2.4. Systémy vyrobené na míru přímo pro objednatele

Jedná se o aplikace vyrobené přímo na míru na základě přání zákazníka. Většinou se tomuto řešení věnují společnosti typu „naprogramovat jde vše, co si řeknete“.

·       Jaké benefity toto řešení může přinést pro pořízení a následný provoz?

o   Dodržení stávajících zvyklostí a procesů

o   Pravděpodobně nízká pořizovací cena

o   Toto řešení není zatíženo již hotovým řešením, do kterého se implementuje

o   Opravdu si můžete přát cokoliv

·       Jaké úskalí toto řešení může přinést při pořízení a následný provoz?

o   Tento způsob řešení je vhodný pouze v případě, že jste naprostí odborníci ve FM, právu, daních a spoustě dalších souvisejících činností, neboť spolupracujete s programátory, nikoliv s odborníky ve výše zmíněném (výjimky nás jistě omluví).

o   V případě nasmlouvání technické podpory buďte zvlášť obezřetní, nicméně se neubráníte možnosti zániku společnosti. Pravděpodobnost této možnosti se zvyšuje nepřímo úměrně velikosti společnosti.

o   Musíte dopředu naprosto přesně definovat žádané FM a ostatní procesy

Nákladná údržba sw a jeho další rozvoj

 Výhody:

ü  Systém je vyroben na míru Klientovi

 Nevýhody:

ü  Vysoké požadavky na kvalitu zadání

ü  Vyšší interní personální náklady na tvorbu zadání, testování a na zadávání požadavků na další vývoj

ü  Není možno sdílet „kolektivní know-how“ komplexních CAFM systémů a dobré praxe od dalších uživatelů