Facility management z pohledu práva

S ohledem na to, že facility management je jedním z nejdynamičtěji rozvíjejících se moderních oborů, který ve vyspělých zemích začíná významně vstupovat do systému řízení středních a velkých společností, vyvstává stále častěji i otázka, zda je nějakým způsobem regulován právními předpisy.
Z pohledu práva je facility management jednou z nejkomplexnějších problematik, neboť slučuje velmi širokou škálu procesů, činností a služeb, a tudíž zahrnuje množství různorodých právních aspektů spadajících pod téměř všechna právní odvětví v České republice. Při jeho provádění je tak třeba pamatovat i na tuto jeho rovinu a zajistit si pevné právní zázemí.
Pokud jde o předpisy upravující facility management, pak se uvádí, že základním vodítkem je norma Evropské unie v České republice označovaná jako ČSN EN 15 221 s názvem „facility management“. Nicméně tato norma není právně závazná, tudíž z právního pohledu není tak významná jako z pohledu praktického. Pokud jde o samotnou právní úpravu facility managementu, pak v českém právním řádu neexistuje jednotný právní předpis, který by jej komplexně upravoval. Nicméně jeho jednotlivé prvky jsou regulovány různými právními předpisy, a to jak z veřejnoprávní, tak i soukromoprávní oblasti. Množství aspektů, které je třeba z pohledu práva sledovat, se pak liší v návaznosti na samotnou organizaci, její činnost, velikost či zázemí a samozřejmě i s ohledem na to, zda je facility management vykonáván pomocí insourcingu či outsourcingu. Nicméně vzhledem k tomu, že každá organizace má určitou infrastrukturu, pracovníky, majetek či pracovní prostředí, dotýkají se právní předpisy a práva a povinnosti z nich vyplývající v určité podobě každé organizace.
Pokud jde o veřejnoprávní oblast, zde nejčastěji jedná o právní předpisy upravující zajištění technických a bezpečnostních záležitostí u tzv. tvrdých služeb, tedy služeb vztahujících se k prostoru a infrastruktuře. Jde například o předpisy upravující nemovitostí právo a předpisy stavební, ale i předpisy ohledně BOZP, požární ochrany, povinných revizí apod. Ve veřejnoprávní oblasti se nacházejí i předpisy upravující určité aspekty některých tzv. měkkých služeb vztahujících se k lidem a organizaci, např. předpisy finančního a daňového práva, které významně ovlivňují ekonomické a personální fungování dané organizace. Specifickou skupinu pak tvoří předpisy z oblasti práva duševního vlastnictví, které se uplatní zejména při řešení softwarových záležitostí.
V rámci soukromoprávní oblasti se lze při zajišťování facility managementu nejčastěji setkat s občanskoprávní problematikou, která se váže zejména na měkké služby, nicméně ani při poskytování tvrdých služeb ji nelze opomíjet. Občanskému zákoníku, stěžejnímu předpisu pro soukromé právo, podléhají veškerá právní jednání uskutečněná při výkonu facility managementu, tedy zejména veškeré smlouvy, ale např. i problematika náhrady škody. Úpravu jednotlivých aspektů řešených v rámci facility managementu však zahrnuje i pracovní právo, a to zejména ve vztahu k řízení pracovníků, a právo obchodní, které hraje významnou roli při správě samotného směřování a infrastruktury dané organizace.
Velmi dobrým příkladem, proč je důležité pamatovat na právní stránku věci, je samotná smlouva s facility managerem, respektive se společností, jež facility management poskytuje. Je třeba si u ní dát pozor hned na několik podstatných právních otázek, např. je důležité, aby smlouva obsahovala komplexní popis všech služeb, které má facility manager vykonávat. Je také třeba správně nastavit standardy poskytování služeb, ať už ohledně samotné kvality služeb, ale i jiných parametrů jejich poskytování, např. rychlosti reakce na jednotlivé problémy či úkoly. Taktéž je dobré pamatovat na správné vymezení, kdy a za jakých podmínek lze smlouvu změnit a ukončit, už jen pro případ, kdy nebudete s prováděním služeb facility managera spokojeni, a to včetně vyrovnání finančních záležitostí a samotného faktického předání prováděných služeb a prací při ukončení smlouvy. Někdy je také vhodné upravit ochranu know how a informací, jež byly facility managerovi sděleny. Pokud není uvedené dostatečně ve smlouvě řešeno, často dochází ke sporům a problematickým situacím, které nemají jednoduchá řešení. Správné sepsání takové smlouvy Vám tak může ušetřit spoustu času, obtíží a možných sporů.
S ohledem na výše uvedené vždy doporučujme důkladně zvážit právní stránku jednotlivých aspektů facility managementu, abyste předešli nejasnostem a nepříjemnostem, které se mohou vyskytnout. Pokud si sami nevíte rady, obraťte na právníka či advokáta, který Vám poradí nejlepší řešení Vaší situace a zajistí veškerý právní servis.

Autor: Mgr. Jan Eisenreich – právník AK DRHA