Cíle a výstupy CAFM systémů

Standardní struktura CAFM systémů a jejich implementace

Chceme-li efektivně využít potenciálu CAFM systémů a dat těmito systémy poskytovaných, musíme znát jeho výstupy, tedy možnosti tohoto druhu IS a s tím související přínosy, které můžeme případnou automatizací FM procesů čerpat.
Základem pro takové pochopení a znalosti je obecná standardní datová struktura CAFM systémů a také pořadí, v jakém se tato struktura CAFM systémů implementuje! Nejčastějším důvodem neúspěchu některých implementací je právě nesprávné pořadí, a spíše intuitivní požadavky na implementaci od zadavatelů než ujasněná představa na samém počátku.

Jako stavební kameny implementační struktury můžeme definovat:
⦁ Objekty, které uživatel spravuje nebo používá (statická data o budovách, pozemcích, technických zařízení budov a dalších technických a technologických prvcích podpory pro realizaci core business)
⦁ Podpůrné procesy, které uživatel řeší, tedy vlastní FM služby a jejich řízení v podobě Facility managementu (Dynamická data v podobě jednotlivých FM služeb – úklid, ostraha, gastro služby, zahradní služby, technická správa budov…)
⦁ Osoby zapojené na procesech a ostatní pracovníci, tj. uživatelé systému, zejména žadatelé a řešitelé procesů, ale i osoby dodavatelů služeb a osoby se vztahem k procesům, například řidiči vozidel, odpovědné osoby apod.
⦁ Tiskové výstupy, sestavy, notifikace, reporty, tj. nastavené výstupy nad výše uvedenými objekty pro výše uvedené procesy, určené výše uvedeným lidem a uživatelům

Zdálo by se, že určené pořadí tak, jak je uvedeno, může být klidně i pořadím, jakým se administrátoři pustí do implementace zvoleného CAFM systému. Ovšem na pořadí velmi záleží! Než se systém nainstaluje, nakonfiguruje a nastaví, měli by mít všechny zúčastněné strany jasno v tom, jaký je cíl nasazení tohoto informačního systému a toto definovat jako zcela první krok zadávací dokumentace pro implementaci CAFM systému (někdy též jako projektová dokumentace nebo implementační řešení apod.). Ujasněny by měly být tedy i všechny reporty, sestavy, funkčnost notifikací. Ato i přesto, že některé tyto výstupy lze konfigurovat a vytvářet opravdu jako poslední konfigurační krok, tedy až máme všechna data v systému a vytvořena první testovací data, kterými lze některé výstupy nastavit. Čím přesnější a jasnější budou tyto cíle definované, určeni příjemci těchto dat a nastaveny případné návazné controllingové procesy, tím větší jistota efektivity se dostaví. Mít tedy jasno v tom, čeho chceme dosáhnout, pomocí jakých čísel a hodnot chceme nově rozhodovat, jaká data a komu chceme zpřístupnit, tj. jaké informace a komu chceme nově poskytovat atd., atd. Teprve pomocí těchto závěrů a cílů implementace má také smysl definovat v zadání implementace systémové procesy (operativní/periodické činnosti, využití HelpDesk systému, workflow a řídící procesy…) a z nich vyplývající objekty, kterých se procesy dotýkají (budovy, zařízení….) a teprve nakonec definovat, kterých osob se navržené řešení týká a které osoby budou i konkrétními uživateli CAFM systému.

Cíle implementace CAFM a výstupy systému

Cílů implementace jakéhokoliv informačního systému může být několik. Tedy i v případě CAFM systémů může být těchto cílů několik a lze je v zásadě rozdělit do tří skupin:

⦁ Informační cíle: výstupem systému jsou informace pro správce či provozovatele budov, manažery na různých úrovních řízení FM procesů a FM služeb, výkonné pracovníky a ostatní uživatele objektů atd.
⦁ Řídící cíle: výstupem systému je podpora procesů, zejména rozsáhlejších a náročnějších, s účastí několika pracovníků či několika realizačních středisek (podpora workflow) a pomocí kterých jsme schopni rozsáhlé a časově náročné akce a činnosti řídit
⦁ Automatizační cíle: výstupem jsou konfigurace systému a využití IS takovým způsobem, kterým je z procesů vynechána lidská síla a konkrétní proces je tím automatizován

Můžeme se tedy detailněji podívat na konkrétní výstupy všech tří oblastí.

Výstupy informační
Zejména první skupina – informační – zahrnuje primárně požadavky uživatelů na sestavy či reporty v podobě tabulek, grafů, seznamů apod. Očekávání uživatelů bývají většinou v rovině tabulkové a že ideálně e-mailem a v pravidelný den dostanou požadovanou tabulku, graf či přehled. Většina CAFM systémů je schopna takovýchto tabulek připravit nekonečné množství. Dle zadání obsahu dat a požadované konkrétní informace a jejich atributů lze tyto konfigurovat do výsledné sestavy a tuto uložit pro další práci. Systémy zpravidla pracují s datovým seznamem, ve kterém si mohou uživatelé data třídit dle vybraného kritéria (datum, období, typ objektu, charakter procesu, typ činnosti atd.) a s celé množiny dat vybírat jen ty požadované, dále pak data třídit vzestupně či sestupně, opět dle jednoho či více libovolných datových sloupců, formátovat řádky záznamů dle zadaných kritérií barvou textu či barvou podkladu textu, a to buď jednotlivých buněk či celých seznamových řádků, a zvýrazňovat tak položky mimo požadovaný a zadaný rozsah apod. Klíčovou funkcí bývá také možnost seskupování dat, tj. poskytování informací součtem vícero záznamů dle zvoleného kritéria, např. součet požadovaných hodnot za vybraný objekt a období z jednotlivých záznamů objektu v období. A tak podobně…

Všechny přehledy a sestavy, obsahující numerické části, lze samozřejmě prezentovat i v podobě přehledných grafů, více lahodících oku, nežli množin čísel v tabulce.
Zpravidla takto můžeme poskytovat následující informační přehledy a výstupy:
⦁ výsledky práce v číslech – hodinách, korunách, množství – kusech, baleních, km… atd. V praxi FM služeb tedy můžeme poskytovat informace o nákladech a výnosech konkrétní aktivity – činnosti, přehledy času technika, strávených na zakázce či na cestě, množství použitého či vydaného materiálu, množství zadaných zakázek či požadavků, množství jejich vyřízení či naopak nevyřízení, najetých km…. atd., atd. a to vždy za období, budovu, areál, středisko, zákazníka či klienta… apod.
⦁ Plnění KPI – hodnoty dle SLA, které byly sjednány, tj. podobně jako v prvním případě, ovšem v kontextu horní či dolní meze, kterou jsme stanovili. V praxi FM služeb jde tedy například o počet nevyřízených požadavků v časovém termínu, náklady nad rámec stanoveného rozpočtu, počet paušálních hodin nad rámec sjednaného = vícepráce atd., atd.
⦁ Existence a umístění prvku – tedy pasportizační data objektů a zařízení. Je velmi žádoucí mít aktuální přehled o zařízeních a vybavení v budovách a areálech, ale také o tom, kde jsou instalovány a umístěny. Výstupy zpravidla poskytují informace o ploše (místnosti, podlaží, budově, pozemku…), na které je prvek umístěn, dále pak o příslušné odpovědné osobě, alokovaném nákladovém středisku, uživateli… a samozřejmě o návazných procesech jak na zařízeních, tak stavebních objektech či ostatních plochách apod.
⦁ Dokumentační – rychlé nalezení dokumentu dle objektu. Jde nejčastěji o Revizní zprávy, Velké technické průkazy vozu, licenční čísla SW a v největším rozsahu zejména přílohy zakázek jednotlivých procesů, tedy fotografie, videa, protokoly, objednávky, faktury, různá prohlášení a další a další dokumenty, nezbytné pro realizaci některých typů zakázek a ostatních FM činností. Je nesporné, že zejména tato oblast v určitém slova smyslu nahrazuje Dokument management systém organizace pro oblast FM a FM služeb. Pokud držitel CAFM systému (případně jeho klienti, jde-li o poskytovatele FM služeb) nedisponují tímto typem informačního systému, je právě CAFM systém velmi cenným SW nástrojem, jehož lze v této oblasti velmi efektivně využít pro dokumentační výstupy celé společnosti či organizace.

Výstupy do jiných informačních systémů – v případě integrační vazby s jinými systémy mohou být data nejen přijímána, ale zejména odesílána do jiných informačních systémů. Nejčastějším příkladem je vazba na účetní a ekonomické systémy (tzv. ERP systémy), do kterých můžeme odesílat informační data o nákladech realizovaných procesů (výstupy pro Vydanou fakturaci), podklady pro mzdy, podklady o změnách ve vozovém parku, podklady pro vyúčtování z odečtů energií atd., atd. Součástí takovýchto výstupů mohou být i další systémy, zejména grafická prezentace dat (CAD/GIS systémy), které přímo ve výkresech a mapách mohou zobrazovat popisné údaje z CAFM systému), CRM systémy, do kterých lze odesílat data o množstvích a nákladech z procesů, realizovaných pro konkrétní subjekty, do BIM souborů, zejména provozní informace a data z procesů, realizovaných na stavebních objektech a zařízeních, evidovaných v BIM systému apod.
⦁ Ostatní – v praxi se samozřejmě můžeme setkat i s dalšími informačními výstupy, které sice mohou být v menšině, ale stejně významné, jako předchozí uvedené. CAFM systémy jsou v mnoha ohledech velmi pružné a přizpůsobivé a máme data dle Závěru tohoto dokumentu, není problém vytvořit i další formy různých přehledů a reportů, grafické formáty nevyjímaje.

Výstupy řídící
Tato druhá skupina výstupů CAFM systémů má zpravidla zcela odlišný typ i charakter. Opět jde o poskytování informací, ovšem nikoliv v podobě sestav, tabulek či grafů. Notifikace CAFM systému bývá zpravidla e-mailová, ale může být i v podobě SMS zprávy. E-mailové notifikace však na rozdíl od SMS mohou obsahovat i přílohy, odeslané společně se zprávou a jejich příjem není omezen jen na počítač, ale i další mobilní zařízení, jako je tablet a zejména mobilní telefon. Výstupem tedy může být:
⦁ Procesní notifikace – touto notifikací zpravidla rozumíme informaci o tom, že v rámci nastaveného workflow zakázky (Požadavku, Incident reportu…) došel proces až k úkonu, kterému je určen příjemce notifikace. V praxi jde nejčastěji o zprávu ze systému, že má příjemce nový úkol, realizovat určený typ činnosti či úkon, jehož detaily nalezne v notifikaci či záznamu systému apod. Ne vždy musí jít o pracovníka – může jít o notifikaci určenou organizaci či nákladovému středisku a může být předmětem dalšího subprocesu uvnitř této složky atd., atd.
⦁ Schvalovací notifikace – zde může jít o celou řadu dalších variant notifikací, jako je například notifikace o schválené objednávce pro zaslání dodavateli, notifikace o validaci a schváleném proplacení faktury apod. Tento typ notifikací je zpravidla i součástí rozsáhlejšího WF procesu realizace FM služby, tj. příjemce může obdržet notifikaci o schválení Cenové nabídky, tj. pokyn k realizaci dle této CN. Může jít o schválení jakéhokoliv dalšího požadavku – schválení dovolené, schválení kompetencí k vstupní kartě nebo klíči, schválení služební cesty či vozidla atd., atd.
⦁ Dokumentační notifikace – tyto notifikace jsou nositeli elektronických dokumentů, automatizovaně odeslaných ze systému. Nejčastější podobu mají pro zasílání objednávek k dodavateli či poskytovateli FM služeb a dále pak fakturací. Vytvoření faktury a její okamžité odeslání dle nastavení účetního či ERP systému či v případě vazby na CAFM systém pak z tohoto systému, velmi významně šetří čas manuálního zasílání vytvořené faktury. Na podobném principu však lze velmi snadno zasílat automatizovaně s návaznou evidencí v CAFM systému celou řadu dalších elektronických dokumentů.
⦁ Bezpečnostní notifikace – zde jde o tzv. alarmové hlášení z návazných systému MaR či SCADA, jež chceme okamžitě distribuovat příslušnému techniku. Patří sem ovšem i různé formy prokazatelnosti účasti na procesu, ať už jde o procesy ostrahy objektu (notifikace o splnění obchůzky strážného), prokazatelnosti úklidu plochy (doplněné fotografií) či notifikace o neoprávněných vstupech osob apod.
⦁ Ostatní – a samozřejmě i další varianty a notifikace výše neuvedené…

Základem řídících funkcí je tedy přesně definované Workflow procesů, které vedle svých základních funkcí zahrnuje i systém předávání jednotlivých kroků procesů mezi lidmi nebo realizačními středisky vč. externích subjektů a notifikační funkce, upozorňující osobu/středisko na nový stav, kdy mají zajistit další krok procesu. Takovým nejznámějším workflow jsou schvalovací procesy, ale nejlepších výsledků je dosahováno primárně v realizačních procesech FM služby či komplexního Facility managementu, který by se bez jasně definovaných WF neobešel.

Výstupy automatizační
Každý informační systém je implementován s nějakým cílem, nějakým účelem. Něčemu konkrétnímu by měl pomoci, něco konkrétního by měl usnadnit. Měl by být zkrátka prospěšný a práce s ním by měla být efektivní.
Dnes již v řadě odvětví nasazujeme automatizaci, která by měla být stejně tak prospěšná a účelná. V segmentu facility managementu či FM služeb si můžeme na vybrané procesy snadno představit i určitou robotizaci, ale významnou automatizací budou bezesporu CAFM systémy, tedy informační systémy, určené právě pro FM a FM služby. A právě v návaznosti na aktuálně diskutovanou automatizaci a robotizaci v průmyslu se diskutuje o automatizačních procesech i v jiných segmentech, než jen průmyslových.
Nastavení CAFM systému v oblasti automatizace je vždy individuální záležitostí a nelze jednoznačně deklarovat obecnou funkci, která by tuto automatizaci obecně představovala. Mezi automatizační procesy však mohou patřit například funkce:
⦁ Automatické generování předpisů opakovaných činností (revize, plánovaná údržba, metrologické a cejchovací služby u měřidel, automatické odečty energií a mnoho dalších) a notifikace konkrétní osobě nebo středisku, které doplní výsledky procesu
⦁ Automatické vytvoření objednávkového formuláře a jeho odeslání konkrétnímu dodavateli
⦁ Automatické vytvoření podkladů k fakturaci za objekt, subjekt a období a odeslání k vystavení faktury do ERP systému
⦁ Automatické vytvoření libovolného reportu z dostupných dat, jeho export do požadovaného formátu výstupu (PDF, CSV, XLM, XLSX…) a následné notifikační odeslání na vybrané e-mailové adresy
⦁ Integrační automatizace, vyplývající z nastavených obecných integračních funkcí informačních systémů
⦁ Připojení elektronických dokumentů (vydané faktury, fotografie, Cenové nabídky…) k procesnímu formuláři (Požadavku, Zakázce, Incident requestu apod.) a nastavení požadovaného stavu Workflow s následným odesláním na vybrané e-mailové adresy klienta
⦁ Automatizované záznamy v databázi CAFM systému, představující zejména:
⦁ Doplňování aktuálního data a času k požadovanému záznamu
⦁ Automatické změny stavu WF při vyplnění konkrétní položky (např. uzavření požadavku při vyplnění pole Datum realizace apod.)
⦁ Automatické vyplnění vybraného pole při změně jiných polí formuláře
⦁ Automaticky odeslané notifikace při dosažení kritických stavů (Alarmové notifikace)
⦁ Automatické nastavení nových stavů Workflow v případě reakce/nereakce na požadavek
⦁ …atd., atd.
Principiálně tedy CAFM systémy umožňují realizaci podmíněných funkcí (tzv. CO se má stát, KDYŽ…), které mohou velmi efektivně nahradit lidskou sílu a v případě velkých objemů evidovaných dat i několik pracovníků, kteří mohou být v organizacích využiti na jiné práce či pozice nebo umožňují rozšíření dalších služeb s využitím těchto uvolněných kapacit.

ZÁVĚR
Je zřejmé, že výše uvedené konkrétní specifikace výstupů ani zdaleka nemusí obsáhnout všechny možnosti a variabilitu současných CAFM systémů. Jde však o nejčastěji aplikované příklady, které mohou být pro čtenáře základním vodítkem v ujasnění si možností a potenciálu CAFM systémů na stávajícím trhu.
Důležitým aspektem je však také povědomí, že nelze získat z jakéhokoliv informačního systému informace v rozsahu, jemuž neodpovídá příslušná datová struktura. Jinak řečeno: „Z šířky a délky místnosti nelze poskytovat informaci o jejím obsahu! Pro takovou informaci potřebujeme třetí údaj, jakým je výška místnosti“. Ujasnění si tedy cílů a zejména cílových výstupů z CAFM systému je základním předpokladem pro ujasnění dat, která pro systém budeme potřebovat.
Podobné je však tomu i v případech automatizačních. Je pouze na uživatelích samotných, kteří při své práci mohou identifikovat procesy, které za ne může udělat počítač a vhodně zvolený informační systém. To však bezesporu předpokládá aktivní práci se systémem a praxí získanou dovednost, díky které může námět na automatizaci vzniknout.

Autor: Jan Talášek
CAFM tým ATALIAN CZ
člen IFMA CZ