Možná ten příběh znáte taky: analytik SW společnosti – dodavatele CAFM systému – nastavuje v rámci implementace systém a ptá se klíčové osoby budoucího Uživatele, jak „to“ chce nastavit. Uživatel, vlastně ještě ne zcela úplně znalý systému a jeho možností, dá nějaké prvotní zadání, přímo úměrné jeho dosavadním (ne)znalostem a po tomto nastavení se systém pouští do provozu. Za nějaký čas přesto Uživatel deklaruje, že to „…není ono“! Že měl jiné představy a očekávání…
Nebo jiný podobný příběh: Uživatel a jeho kolegové systém už nějakou dobu systém používají, a tak je již v systému poměrně hodně dat. Uživatel – manažer – by rád z těchto dat dostal nějaké pro sebe zajímavé informace pro upřesnění svého přehledu, např. o práci a výsledcích svého útvaru (organizace, střediska, provozu…) a chybí mu vypovídající reporty (přehledy, sestavy, výstupy…) a cítí, že pořízený systém tak nějak „není ono.“ Přenáší svůj požadavek na dodavatele systému a opět slyší: „Řekněte mi, jak to chcete…“
Oba příběhy mají společného více, ale tím primárním jsou „očekávání“. Očekávání na obou stranách! Strana uživatele očekává, že dostane, co chce, a strana dodavatele, že se dozví poměrně přesně, co uživatel chce. Tak trochu na vině je i charakter vlastního CAFM systému. Tak, jak široký, bezbřehý a neohraničený je facility management sám o sobě, jsou i tomu úměrné CAFM systémy – široce variabilní a konfigurovatelné do velkých detailů tak, aby se byl systém schopen přizpůsobit potřebám jakéhokoliv facility manažera. Jak ve výrobním závodu, tak i v nemocnici. Jak v jakémkoliv úřadě, tak v administrativním centru. Jak v domově pro seniory, tak v obchodním centru. Jak na ministerstvu či úřadu vlády, tak u sportovního areálu či centra. Jak pro property společnost či bytové družstvo nebo SVJ, tak pro servisní společnost či poskytovatele FM služeb.
Jak očekávání, tak i konfigurovatelnost a možnosti CAFM systémů, tak kladou velmi vysoké nároky na znalosti a dovednosti managerů nebo jejich klíčových uživatelů či interních administrátorů. Dostatečné znalosti tak mohou klíčové osoby získat jen dlouhodobou prací s předmětným systémem, zejména jeho možnostmi a uvedenou variabilitou.
Na podzim loňského roku jsem se zúčastnil kulatého stolu k problematice CAFM systémů, který organizátor – IFMA CZ – připravil v rámci každoročního Týdne FM v ČR. Velmi mile mě překvapila účast zástupců dodavatelů CAFM systémů i zástupců uživatelů, více či méně zkušených. Překvapující bylo i téma: „Na co tvůrci CAFM systémů zapomněli.“ Z mého prvního pohledu nezapomněli na nic, protože stav dnešních CAFM systémů, zejména těch domácí provenience, je odrazem uživatelských požadavků různých segmentů trhu a oblastí posledních 20 let. Nicméně velmi pestrá a zajímavá diskuze mě přiměla mlčet a poslouchat. Na každou všetečnou otázku uživatelů se vždy našla srozumitelná odpověď dodavatelů (k tomuto setkání a zejména obsahu někdy příště…). A dnes i já shledávám odpověď na uvedenou tematickou otázku kulatého stolu. Zapomíná se na dlouhodobé a trvalé zvyšování povědomí o CAFM a znalostí dnes již velmi širokého spektra uživatelů a domnívám se, že tyto znalosti a dovednosti lze zvyšovat a vylepšovat. Zejména lepší publikovatelnosti o CAFM systémech a širší diskuzí mezi oběma stranami na téma obsahu, ale zejména potenciálu a možností, které CAFM systémy nabízí a u mnoha uživatelů poskytují v praxi již mnoho let. V sekci ICT/CAFM při IFMA CZ tak máme o čem diskutovat, a další témata tohoto seriálu k tomu snad také přispějí.
Dodavatelé CAFM systémů také možná zapomínají zdůrazňovat svým odběratelům, že by mezi svými uživateli měli mít svého administrátora či klíčového uživatele, který se bude za svou společnost či instituci o zakoupený systém starat. Vrcholoví manažeři zase zapomínají takovou osobu jmenovat a zejména jí dát dostatečný pracovní prostor. Implementací systému „to“ nekončí a řešení formou servisní podpory pořízeného systému je řešením neúplným z mnoha důvodů, na které zde není prostor. Je na širokou diskuzi, zda-li to má být někdo z ICT útvaru (tedy znalec IT problematiky) nebo někdo z výkonných lidí FM útvaru (tedy znalec na procesy a FM služby). Průnik obou dvou bude ideální, ale sežeňte někoho takového! Osobně se kloním ke znalcům FM služby a FM procesů, a to s osobním zájmem o využití moderní výpočetní techniky a moderních technologií. Takoví lidé mají k infomačním systémům blíž, než IT znalec k FM.  K péči o CAFM systém však musí mít zachován dostatečný pracovní prostor! Souběh pozic, tj. výkonná část FM a role administrátora, je možná jen za předpokladu zachování dostatečného prostoru právě v oblasti péče o CAFM systém společnosti. Domnívat se, že tento člověk systém s dodavatelem nastaví a pak už jenom občas založí nového uživatele (nového zaměstnance) a může se pak na 99% zabývat svou výkonnou FM rolí je zcela mylná! Z dlouhodobého využívání CAFM systémů je zřejmé, že jde o zcela jiný charakter systému, než je účetní software, ERP nebo DMS či CRM. CAFM nejsou nikdy hotové a vyvíjí se v každé organizaci či společnosti tak, jak se vyvíjí moderní technologie, CAFM systémy a i „svět FM“ se svými službami. Detailně o práci interního administrátora (klíčového uživatele CAFM) zase někdy v dalších vydáních tohoto seriálu.
Autor: Jan Talášek – CAFM konzultant a lektor